Rechnung als Fotograf in Österreich: Muster für 2027

Welches Fotografen-Muster passt zu deinem Auftrag?

Wähle zuerst nach dem tatsächlichen Steuerstatus und erst danach nach dem gewünschten Dateiformat. Beide Vorlagen zeigen einen österreichischen Fotoauftrag ohne Vorauszahlung. Die Leistung ist vollständig ausgeführt; die Bearbeitung und Lieferung gehören dazu. Der reguläre Beleg rechnet unter der ausdrücklichen Annahme, dass sämtliche Bestandteile mit 20 Prozent steuerpflichtig sind. Die zweite Datei setzt voraus, dass für diesen Inlandsumsatz die Kleinunternehmerbefreiung tatsächlich anwendbar ist. Sie lässt den Steuerbetrag weg und nennt den österreichischen Befreiungshinweis.

Die Word-Dateien lassen sich bearbeiten. Das jeweils ausgefüllte PDF zeigt die Darstellung und den Rechenweg. Es ist kein zweiter Beleg, den du zusätzlich zur bearbeiteten Rechnung versenden sollst. Fiktive Nummern, Daten, Geldbeträge und Platzhalter werden vor Verwendung ersetzt. Ein Muster mit unverändertem Kundennamen oder ungeprüftem Steuerstatus wäre noch keine fertige eigene Rechnung. Die Jahreszahl 2027 bezeichnet die Beispieldaten; sie behauptet keine neu beschlossene Gesetzesänderung.

Shooting, Bearbeitung und Lieferung nachvollziehbar beschreiben

Eine Position „Fotografie“ lässt offen, welche Arbeit abgerechnet wird. Ein prüfbarer Beleg nennt beispielsweise ein Business-Portrait-Shooting gemäß einem bestimmten Auftrag, die Zahl der vereinbarten finalen Bilder und den Bearbeitungsumfang. Dazu passt ein Bezug auf die Auftragsreferenz. Die Rechnung muss nicht jede interne Aufnahme oder jeden Retuscheschritt aufführen. Sie sollte aber erkennen lassen, welche vereinbarte Leistung erbracht wurde und wie ihre Menge oder Pauschale zustande kommt.

Damit ergeben sich im Beispiel 600 + 300 + 100 Euro als gemeinsame Preisbasis. Das sind frei erfundene Beträge, keine Marktpreise oder Empfehlung für deinen Stundensatz. Wenn dein Angebot bereits ein Komplettpaket einschließlich Retusche und Nutzung enthält, wird dieses Paket einmal abgerechnet. Dieselben Bestandteile zusätzlich als zahlbare Einzelpositionen einzufügen, würde den vereinbarten Preis verdoppeln. Eine erläuternde Aufteilung darf nicht versehentlich neue Kosten erzeugen.

Zusätzliche Bilder, eine weitere Korrekturrunde, Studiomiete oder Visagistik werden nur nach der tatsächlich getroffenen Vereinbarung berechnet. Notiere eine Freigabereferenz und unterscheide enthaltene von zusätzlichen Leistungen. Bei Fahrtkosten gehört die eigene Vereinbarung in den Beleg; ein erfundener steuerlicher Kilometersatz ist keine Preisgrundlage. Auch weiterberechnete Fremdkosten sind nicht allein wegen ihrer Bezeichnung umsatzsteuerfreie durchlaufende Posten. Solche Fälle brauchen eine eigene Prüfung statt einer pauschalen Null-Steuer-Zeile.

Die Rechnung verweist auf die vereinbarte Bildnutzung

Beschreibe Nutzung so konkret, dass beide Seiten denselben vereinbarten Umfang erkennen. Im Muster geht es um zehn finale Bilder für die eigene Website des Auftraggebers, Österreich, zwölf Monate und eine nicht ausschließliche Nutzung. Der Beginn und weitere Einzelheiten folgen der referenzierten Vereinbarung. Diese Formulierung ist nur dann passend, wenn genau das vereinbart wurde. Für weltweite Werbung, bezahlte Anzeigen oder Weitergabe an verbundene Unternehmen muss der tatsächliche Vertrag eine andere Beschreibung liefern.

Die Rechnung erweitert die Rechte nicht eigenständig. Sie dokumentiert die Vergütung und den Bezug zur Vereinbarung. Bei urheberrechtlich geschützten Werken unterscheidet § 24 Urheberrechtsgesetz zwischen Werknutzungsbewilligung und ausschließlichem Werknutzungsrecht. Welche Rechte für die konkreten Aufnahmen bestehen und eingeräumt werden, ist gesondert zu klären. Der bloße Rechnungsbegriff „Lizenz“ entscheidet außerdem nicht automatisch über den Umsatzsteuersatz.

• Vertrag oder Rechtevereinbarung mit einer eindeutigen Referenz nennen.
• Bilder oder vereinbarte Auswahl, Medien und Nutzungszweck zuordnen.
• Gebiet, Dauer und ausschließliche oder nicht ausschließliche Nutzung passend beschreiben.
• Eine zusätzliche Nutzung erst nach Vereinbarung als neue Leistung abrechnen.

Rechnungsempfänger, Leistungsdatum und Rechnungsdaten prüfen

Auftraggeber, abgebildete Person und Rechnungsempfänger können auseinanderfallen. Bestellt ein Unternehmen Teamfotos, ist nicht automatisch jede fotografierte Person dein Rechnungskunde. Übernimm den Vertragspartner und dessen zutreffende Rechnungsanschrift aus dem Auftrag. Eine Ansprechpartnerin erleichtert Rückfragen, ersetzt aber nicht den vollständigen Namen des Leistungsempfängers. Teilnehmerlisten oder unnötige persönliche Informationen gehören nicht vorsorglich auf den Beleg.

Das Muster nennt das Shooting am 4. März 2027 sowie Bearbeitung und Lieferung am 8. März. Das Ausstellungsdatum ist der 9. März. So bleibt erkennbar, dass Rechnung und Ausführung unterschiedliche Ereignisse sind. Bei einem mehrtägigen Auftrag verwende den tatsächlichen Leistungszeitraum oder die passend bezeichneten Termine. Kopiere nicht den heutigen Tag in jedes Datumsfeld. Ob die Leistung erst mit einer bestimmten Lieferung abgeschlossen ist, richtet sich nach dem tatsächlich vereinbarten Umfang.

Die allgemeinen Rechnungsmerkmale regelt § 11 UStG 1994. Der reguläre Download enthält Felder für Aussteller und Empfänger, Art und Umfang der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer sowie die UID des leistenden Unternehmens im einschlägigen Fall. Die Empfänger-UID ist kein pauschales Pflichtfeld jeder Fotorechnung. Voraussetzungen und Sonderfälle erklärt UID auf österreichischen Rechnungen. Verwende nur tatsächlich erteilte Kennungen und keine Beispielnummer als echte UID.

Das reguläre 20-%-Beispiel nachrechnen

Die reguläre Rechnung setzt voraus, dass 600 Euro für das Shooting, 300 Euro für die Bearbeitung und 100 Euro für die Nutzung jeweils als Nettopreise vereinbart wurden. Ihre Summe ist 1.000 Euro netto. Unter der angenommenen einheitlichen Besteuerung mit 20 Prozent kommen 200 Euro Umsatzsteuer hinzu; der Rechnungsbetrag beträgt 1.200 Euro. Der Download zeigt diese Summen getrennt. Ein Kunde muss den Zahlbetrag aus dem Beleg nachvollziehen können, ohne auf das frühere Angebot angewiesen zu sein.

Der Vergleich gilt nur für die ausdrücklich gewählten Preise. Er bedeutet nicht, dass ein bestehender Vertrag beim Wechsel des Steuerstatus automatisch um 200 Euro teurer oder günstiger wird. Hast du einen Endpreis vereinbart, musst du diese Vereinbarung berücksichtigen. Bei einem tatsächlich mit 20 Prozent besteuerten Endpreis von 1.200 Euro ergeben sich 1.000 Euro netto und 200 Euro Steuer; aus einem solchen Preis werden nicht weitere 20 Prozent obenauf geschlagen. Für die reine Rechenkontrolle hilft der österreichische Mehrwertsteuerrechner. Er bestimmt den rechtlich zutreffenden Steuersatz nicht.

Kleinunternehmer: Endpreis und österreichischer Hinweis

Die zweite Vorlage nimmt einen österreichischen Inlandsumsatz an, für den die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 tatsächlich gilt. Der Beruf Fotograf allein macht dich nicht zum befreiten Kleinunternehmer. Voraussetzungen, Umsatzgrenzen, Verzicht und mögliche Auslandsfälle werden getrennt vom Aufbau dieses Fotoauftrags geprüft. Der zuständige Überblick bleibt Kleinunternehmer-Rechnung in Österreich; hier geht es um die Anwendung auf einen konkreten Beleg.

Im KU-Muster ergeben die vereinbarten Einzelentgelte insgesamt 1.000 Euro. Dieser Betrag ist der Zahlbetrag; es wird keine fiktive Umsatzsteuer daraus herausgerechnet und kein Steueraufschlag hinzugefügt. Die Vorlage nennt: „Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994.“ Der Hinweis gehört zum österreichischen Fall. Ein deutscher Paragraf oder ein aus einer anderen Vorlage übernommener Reverse-Charge-Text wäre hier die falsche Begründung.

Die Datei enthält freiwillig auch Empfänger, Rechnungsnummer und einen vollständigen Auftragsbezug. Das erleichtert Zuordnung und Nachfragen. Es wird damit nicht behauptet, dass all diese Angaben in jedem befreiten Fall gesetzlich zwingend sind: Die aktuelle Fassung von § 11 Abs. 6 erfasst auch Rechnungen von Unternehmen, die die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 nutzen. Erleichterungen und Ausschlüsse dürfen nicht aus einem älteren 400-Euro-Merkblatt abgeleitet werden. Den konkreten Wortlaut und häufige Verwechslungen vertieft der österreichische KU-Rechnungshinweis.

Vom bestätigten Fotoauftrag zur versendeten Rechnung

1. Auftrag abgleichenVertragspartner, Leistungsumfang, Preisbasis und vereinbarte Bildnutzung aus Angebot oder Auftrag übernehmen.
2. Ausführung feststellenShooting, gelieferte Bildzahl, Bearbeitung und freigegebene Zusätze mit den tatsächlichen Nachweisen vergleichen.
3. Steuerfall wählenReguläre Besteuerung oder tatsächlich anwendbare KU-Befreiung vor der Preisberechnung festlegen.
4. Beleg ausfüllenEigene Kennungen, fortlaufende Referenz, Rechnungsempfänger und zutreffende Leistungsdaten ergänzen.
5. Summen kontrollierenMengen mal Preise, Entgelt, Steuerbetrag und Zahlbetrag mit der Vereinbarung abgleichen.
6. Vorschau lesenLange Beschreibungen, Bildnutzung, Zahlungsziel und alle Platzhalter bis zur letzten Seite prüfen.
7. Versand dokumentierenEndfassung und verwendeten Versandweg dem Auftrag zuordnen; tatsächliche Zahlungen separat nachhalten.

Vergiss bei der Kontrolle die optionalen Leistungen nicht. Sind im Angebot zusätzliche Retuschen nur als Wahlposition vorgesehen, erscheinen sie nicht allein deshalb auf der Rechnung. Erst eine tatsächlich beauftragte und erbrachte Ergänzung erzeugt im Beispiel eine weitere zahlbare Position. Erhält der Kunde weniger Bilder als ursprünglich vorgesehen, ist umgekehrt zu klären, ob die Vergütungsvereinbarung geändert wurde. Die tatsächliche Liefermenge und der vereinbarte Anspruch sind zwei zusammenhängende, aber unterschiedliche Prüfpunkte.

Preisänderung, Zahlung und Auslandsauftrag bleiben eigene Entscheidungen

Wird nach dem Versand ein vereinbarter Preis gemindert oder ein falscher Empfänger entdeckt, ändere die bereits ausgegebene Datei nicht kommentarlos. Ordne die Berichtigung dem Ursprungsbeleg zu und kläre den passenden Weg anhand von Rechnungskorrektur in Österreich. Eine korrigierte Forderung ist noch keine ausgeführte Rückzahlung. Hat der Kunde bereits bezahlt, muss auch der tatsächliche Zahlungsvorgang nachvollziehbar zugeordnet werden. Hat er noch nicht bezahlt, wird der offen bleibende Anspruch entsprechend geprüft.

Die beiden Foto-Muster bilden weder Anzahlungsbelege noch eine österreichische Abschlags-/Schlussrechnungsserie ab. Eine vor dem Shooting erhaltene Zahlung braucht eine eigene fachliche Einordnung und Belegfolge. Ebenso ist ein ausländischer Auftraggeber kein hinreichender Grund, sämtliche Positionen ohne Umsatzsteuer auszustellen. Unternehmerstatus, Leistungsort und mögliche Sonderregeln müssen zum tatsächlichen Umsatz passen. Für den speziellen Empfängersteuerfall gibt es den getrennten Leitfaden Reverse Charge in Österreich. Ein Austausch der Kundenadresse im Inlandsdownload ersetzt diese Prüfung nicht.

Den Fotoauftrag in Invoify als Rechnung abbilden

Invoify kann den operativen Rechnungsablauf mit Kontakt, Rechnungspositionen, Mengen, Preisen und Leistungsdatum abbilden. Shooting, Bearbeitung und Nutzung lassen sich als nachvollziehbare Positionen erfassen; vereinbarte Rechte werden in passenden Texten beschrieben. Prüfe den Unternehmens- und Steuerstatus vor der Fertigstellung. Die Dokumentvorschau hilft, Empfänger, Beschreibungen und Summen zu lesen. Der Standardbeleg in der Anwendung heißt Rechnung; ein frei wählbarer Titel „Honorarnote“ wird hier nicht zugesagt.

Ein Bildrechte-Register, eine Galerieverwaltung und eine fotografische Projekt- oder Studioverwaltung gehören nicht zu diesem beschriebenen Funktionsumfang. Die Software entscheidet außerdem nicht selbst, welche Rechte eingeräumt wurden oder welcher Steuerfall rechtlich greift. Die beiden Downloads sind eigenständige redaktionelle Arbeitshilfen und kein Screenshot oder Export eines realen Kundenauftrags. Wer einen allgemeinen österreichischen Honoraraufbau benötigt, findet ihn unter Honorarnote mit Vorlage. Die normalen Belegangaben und direkten Downloads stehen unter Rechnungsvorlage für Österreich.

Primärquellen, Beispieldateien und Prüfstand

Geprüft am 5. Oktober 2026: § 11 UStG 1994 zur Rechnung, § 6 Abs. 1 Z 27 zur KU-Befreiung, § 10 zu den Steuersätzen und § 24 UrhG zur Nutzung urheberrechtlicher Werke. Die eigenen Dateien und ihre Rechenwerte wurden getrennt geprüft. Erneute Prüfung bis 15. Dezember 2026, früher bei Rechts- oder Produktänderungen. Allgemeine Information und fiktive Muster, keine rechtliche oder steuerliche Einzelfallfreigabe.