- Österreichische Rechnung: reguläres 20-%-Beispiel: Word (.docx) · Excel (.xlsx) · PDF-Muster
- Österreichische Rechnung: Kleinunternehmer-Beispiel: Word (.docx) · PDF-Muster
Ohne Anmeldung. Fiktive Beispiele 2027, alle Daten und den konkreten Steuerfall vor Verwendung anpassen. PDF-Muster sind keine strukturierten E-Rechnungen. Die XLSX-Datei enthält getrennte Blätter für reguläre Besteuerung und Kleinunternehmer.
Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnungsvorlage?
Den vollständigen Katalog mit Grenzwerten und Sonderfällen erklärt der Pillar-Ratgeber Was muss auf eine Rechnung?. Die Vorlage konzentriert sich anschließend auf den praktischen Aufbau.
Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, ist bei einem inländischen B2B-Umsatz unter den gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich die UID des Leistungsempfängers anzugeben. Ob die UID erforderlich ist, richtet sich nach dem tatsächlichen gesetzlichen Fall; einen Pflichtfall ohne erteilte Kennung gesondert klären. Für Kleinunternehmer erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung in Österreich die Besonderheiten.
Sonderfälle gezielt prüfen
Für Rechnungen bis 400 Euro erklärt der Beitrag zur Kleinbetragsrechnung in Österreich den vereinfachten Mindestumfang. Die Ratgeber zur Honorarnoten-Vorlage und zu Reverse Charge in Österreich behandeln ihre jeweiligen Suchintentionen separat.
Zusätzliche Rechnungsangaben sind grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, dass Pflichtangaben, Steuerdarstellung und Hinweistext zum tatsächlichen Umsatz passen.
Aufbau einer professionellen Rechnung
- Kopf: Logo, Aussteller und gut sichtbare Bezeichnung „Rechnung“.
- Empfängerblock: vollständige und aktuelle Rechnungsanschrift.
- Rechnungsdaten: Nummer, Datum, Leistungsdatum und gegebenenfalls Kundenreferenz.
- Positionen: verständliche Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis und Nachlässe.
- Summen: Bemessungsgrundlage je Steuersatz, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
- Zahlung: Zahlungsziel, Bankverbindung und eindeutiger Verwendungszweck.
Word, Excel oder Rechnungsprogramm?
Bei Office-Dateien müssen Formeln, Pflichtfelder und fortlaufende Nummern manuell gepflegt werden. Außerdem ist eine PDF-Ausgabe nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Für wiederkehrende Rechnungen, mehrere Steuersätze oder wachsende Belegmengen ist ein geführter Prozess meist belastbarer.
Rechnungsvorlage und E-Rechnung
Das sichtbare Layout und die strukturierten Rechnungsdaten erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine Vorlage bestimmt die Darstellung; eine strukturierte E-Rechnung stellt die Daten zusätzlich maschinenlesbar bereit. Für Rechnungen an den Bund reicht ein gewöhnliches PDF nicht als Einbringungsformat.
Häufige Fehler in Rechnungsvorlagen
- UID als starres Pflichtfeld behandeln, obwohl keine UID erteilt wurde.
- Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum verwechseln oder ganz weglassen.
- Rechnungsnummern doppelt vergeben oder nachträglich überschreiben.
- Mehrere Steuersätze nicht getrennt ausweisen.
- Kleinunternehmer-Hinweis oder Reverse-Charge-Hinweis vergessen.
- Eine PDF-Datei mit einer strukturierten E-Rechnung gleichsetzen.
Offizielle Grundlage
Die aktuelle Übersicht zu Rechnungsmerkmalen, Kleinbetragsrechnungen und der Empfänger-UID veröffentlicht das Unternehmensserviceportal. Für individuelle Umsatzarten und grenzüberschreitende Fälle ist eine fachliche Prüfung erforderlich.
Die eigenen Rechnungsvorlagen für 2027 verwenden
Du kannst die Word-Dateien bearbeiten, das PDF als ausgefülltes Beispiel ansehen oder die Excel-Datei für die Betragsberechnung nutzen. Die Downloads sind ohne Registrierung verfügbar. Sie enthalten fiktive österreichische Inlandsfälle mit Beispielterminen im März 2027. Alle Namen, Nummern, Anschriften, Preise, Leistungszeiten und Kontodaten sind zu ersetzen beziehungsweise zu ergänzen. Eine Vorlage wird nicht allein durch den Austausch des Logos zu einer passenden Rechnung. Prüfe zuerst, welchen tatsächlichen Umsatz dein Unternehmen abrechnet und welches Muster dazu gehört.
Der reguläre Download zeigt eine Dienstleistung mit 20 Prozent Umsatzsteuer. Die separate KU-Datei zeigt eine Leistung unter der österreichischen Kleinunternehmerbefreiung. Die Excel-Datei enthält beide Fälle auf getrennten Blättern; so kann ein fehlender Steuerbetrag nicht versehentlich als beliebig auswählbarer Nullsatz auf eine reguläre Rechnung übertragen werden. Für Reverse Charge, Auslandsumsätze, mehrere Steuersätze und besondere Befreiungen ist eine zusätzliche Fallprüfung nötig. Diese Downloads decken solche Fälle nicht durch eine automatisch angepasste Kopfzeile ab.
Word eignet sich für einen klar beschrifteten Einzelfall, verlangt aber eine eigene Rechenkontrolle. Excel macht die Multiplikation und Summe sichtbar, schützt jedoch nicht jede Texteingabe gegen fachliche Fehler. Das PDF zeigt das Musterlayout und ist als Anschauung gedacht. Alle drei Formate sind gewöhnliche Dateien. Sie werden hier nicht als strukturierte E-Rechnung ausgegeben und garantieren keine automatische Annahme durch ein Behördenportal. Wenn dein Empfänger ein bestimmtes strukturiertes Format braucht, muss dieses im dafür passenden Belegprozess erstellt werden.
Reguläres Zahlenmuster mit 20 Prozent
| Position | Menge und Einzelpreis | Entgelt |
|---|---|---|
| Projektberatung / Workshop | 4 Stunden × 100 Euro netto | 400 Euro netto |
| Konzept mit einer Korrekturrunde | 1 Pauschale × 600 Euro netto | 600 Euro netto |
| Summe | 1.000 Euro netto + 200 Euro Umsatzsteuer | 1.200 Euro Gesamtbetrag |
Das Beispiel enthält die Rechnungsnummer RE-2027-001, ein Ausstellungsdatum und einen gesonderten Leistungszeitraum. Die UID des leistenden Unternehmens steht als Platzhalter für eine tatsächlich erteilte Kennung. Kopiere keine erfundene UID aus einem Beispiel und ersetze sie nicht durch eine Kundenreferenz. Bei der UID des Leistungsempfängers hängt die gesetzliche Pflicht unter anderem vom konkreten Rechnungsfall ab; die bekannte 10.000-Euro-Grenze darf nicht ohne ihre Voraussetzungen auf jeden Beleg übertragen werden. Der allgemeine Pflichtangaben-Ratgeber erklärt diese Einordnung.
Die Zahlungsbedingung im Muster lautet Zahlung bis 18. März 2027 ohne Abzug. Das ist eine fiktive Vereinbarung, keine gesetzlich vorgeschriebene Standardfrist. Stelle sicher, dass das Datum zur tatsächlich vereinbarten Frist passt. Bei bereits erhaltenen Beträgen muss die spätere Abrechnung den Vorgang richtig behandeln; einfach denselben Gesamtbetrag nochmals als offene Forderung zu bezeichnen kann den Zahlungsstand verfälschen. Ein Rechnungsbetrag und ein noch offener Restbetrag sind unterschiedliche Informationen. Die Bankverbindung bleibt ein auszufüllender Platzhalter statt einer fremden echten Kontonummer.
Eigenes Kleinunternehmer-Muster ohne gesonderte Umsatzsteuer
Das KU-Muster zeigt vier Beratungsstunden zu je 100 Euro und eine Konzeptpauschale von 200 Euro. Das Gesamtentgelt beträgt 600 Euro. Es wird keine zusätzliche Umsatzsteuer aufgeschlagen und kein gesonderter Steuerbetrag ausgewiesen. Der Hinweis bezieht sich auf § 6 Absatz 1 Ziffer 27 UStG 1994. Die Voraussetzung ist, dass die Befreiung für diesen konkreten Umsatz tatsächlich einschlägig ist. Ein Kunde, der selbst Kleinunternehmer ist, macht die Rechnung eines regelbesteuerten Lieferanten nicht automatisch ebenfalls zu einer KU-Rechnung.
Wähle daher zuerst das Steuerregime des Ausstellers und den tatsächlichen Umsatz. Die Vorlage entscheidet weder über eine Option zur Regelbesteuerung noch über Umsatzgrenzen oder Auslandsfälle. Den ausführlichen Prüfweg findest du beim Owner Kleinunternehmer-Rechnung in Österreich. Dass für einen befreiten Fall keine Steuerzeile benötigt wird, bedeutet außerdem nicht, dass alle übrigen Angaben beliebig sind. Die eigene KU-Datei bleibt bewusst ausführlich und nachvollziehbar, auch wenn in einem konkreten Fall gesetzliche Vereinfachungen möglich sein können.
Excel bearbeiten und die Formeln kontrollieren
Im regulären Blatt berechnet die Tabelle Menge mal Einzelpreis je Position. Danach werden die Entgelte addiert, die Beispielsteuer von 20 Prozent berechnet und zum Gesamtbetrag summiert. Das KU-Blatt bildet den Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuerzeile. Ersetze die vorhandenen Zahlen und prüfe die Formeln anschließend mit einer eigenen Gegenprobe. Wenn du zusätzliche Zeilen einfügst, kontrolliere insbesondere den Summenbereich: Eine optisch sichtbare neue Position kann außerhalb einer unverändert gebliebenen Formel liegen. Die einfache Datei fügt nicht selbstständig jede neue Zeile in eine vollständige Rechnung ein.
Für einen einzelnen geprüften Satz unterstützt der Mehrwertsteuerrechner für Österreich die Netto-/Brutto-Kontrolle. Bei mehreren Sätzen müssen die jeweiligen Entgelte getrennt berechnet werden. Verwende nicht den 20-Prozent-Beispielsatz für die gesamte Rechnung, wenn eine Position fachlich anders einzuordnen ist. Auch Rabatte, Mengenänderungen und spätere Minderungen brauchen ihren tatsächlichen Bezug. Speichere eine bearbeitete Excel-Datei mit dem zugehörigen Vorgang; eine lokal veränderte Tabelle ist keine Zusage einer automatischen Zahlungs- oder Steuerverwaltung.
Von der bearbeiteten Vorlage zum ausgegebenen Beleg
Arbeite zunächst mit einer Entwurfsfassung. Prüfe Aussteller und Empfänger, Leistungsbeschreibung, tatsächliche Menge, Preisvereinbarung und Steuerfall. Danach kontrollierst du die Nummer, das Datum und die Rechenwerte. Erzeuge erst aus der geprüften Fassung den zur Übermittlung vorgesehenen Beleg. So bleiben ein internes Arbeitsdokument und die versendete Rechnung unterscheidbar. Ein späteres stilles Überschreiben der versendeten Datei würde dagegen den Vergleich mit der beim Kunden vorhandenen Version erschweren. Wenn ein Beleg berichtigt werden muss, dokumentiere den Bezug und den richtigen Korrekturweg.
Der Lieferort und die Rechnungsanschrift können verschieden sein. Nimm nicht automatisch die Paketadresse als steuerlichen Empfänger auf. Ebenso kann der Ansprechpartner für das Projekt eine andere Person sein als die zuständige Rechnungsstelle. Prüfe vor Versand deshalb Dateiname, Beleginhalt und Zieladresse gemeinsam. Bei Wiederverwendung einer alten Vorlage gehören auch Kopfzeile, Fußzeile und weitere Seiten zur Kontrolle. Dort können alte Nummern, fremde Kontodaten oder vergangene Leistungszeiten stehen, obwohl die erste Seite bereits aktualisiert wurde.
Die Nummerierung muss zu deinem tatsächlichen Rechnungsprozess passen. Die Musterkennung RE-2027-001 ist ein Beispiel und darf nicht bei jeder neuen Rechnung erneut vergeben werden. Lege fest, wer Nummern vergibt und wie parallel vorbereitete Entwürfe koordiniert werden. In einer Software erfolgt dieser Schritt im dafür vorgesehenen Belegprozess; in einer manuell geführten Vorlage brauchst du eine eigene nachvollziehbare Organisation. Die Datei verspricht keine kollisionsfreie Nummernvergabe über mehrere unabhängige Arbeitskopien hinweg. Für den gesamten Ablauf ist Rechnung schreiben in Österreich der Leitfaden.
Drei häufige Fehler bei übernommenen Mustern
Erstens: Ein Beispielpreis wird als endgültiger Endpreis verstanden, obwohl er als netto beschriftet ist. Vergleiche die Preisvereinbarung mit dem Feldnamen, bevor du Steuer aufschlägst. Zweitens: Das reguläre und das KU-Muster werden vermischt; beispielsweise bleibt eine Umsatzsteuerzeile stehen, während unten eine Befreiung behauptet wird. Wähle eine konsistente Darstellung des tatsächlichen Falls. Drittens: Die fertige PDF-Datei enthält noch Platzhalter. Suche vor Versand nach eckigen Klammern und prüfe jedes verbleibende Feld, statt nur auf das Rechenergebnis zu schauen.
Für die Ablage ist der tatsächlich ausgegebene Beleg wichtig, einschließlich der nötigen Nachweise zu Leistung und Änderungen. Ein ausgefülltes Muster ist keine automatische Garantie einer vollständigen Aufbewahrung oder eines späteren Vorsteuerabzugs beim Empfänger. Halte die Quelldatei und die versendete Fassung nachvollziehbar zugeordnet und achte auf den Zugriff auf enthaltene Kundendaten. Falls ein besonderer Geschäftskunde eine Bestellnummer, eine Projektreferenz oder eine eigene Rechnungsadresse benötigt, können solche organisatorischen Angaben ergänzend aufgenommen werden. Sie ersetzen aber keine gesetzlichen Rechnungsmerkmale.
- Passendes Inlands- und Steuermuster gewählt.
- Alle Platzhalter und Beispieltermine ersetzt.
- Anschriften, Kennungen und Leistungszeitraum überprüft.
- Mengen, Entgelte, Steuer und Gesamtbetrag gegengerechnet.
- Datei, Versandempfänger und Ablage auf dieselbe Fassung abgestimmt.
Die Dateien wurden als eigene Invoify-Muster erstellt; Word, PDF und die berechneten Excel-Beispiele werden auf lesbare Ausgaben und nachvollziehbare Summen geprüft. Das ist eine Prüfung der Vorlage, keine steuerliche Freigabe jedes späteren Anwendungsfalls. Quellenprüfung: 5. Oktober 2026. Erneute Quellenprüfung bis 15. Dezember 2026. Beispieljahr 2027 bedeutet keine neu beschlossene Gesetzesänderung. Die gesetzliche Einordnung bleibt bei § 11 UStG 1994 und den dazu passenden Befreiungsvorschriften.