Was ist eine E-Rechnung in Österreich?
Eine elektronische Rechnung wird elektronisch ausgestellt und empfangen. Für eine gewöhnliche elektronische B2B-Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein; die Empfängerin oder der Empfänger muss dieser Form der Rechnungslegung zustimmen. Die Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 bleiben unabhängig vom Dateiformat bestehen.
Eine strukturierte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten maschinenlesbar, typischerweise als XML. Sie kann ohne Abtippen geprüft und weiterverarbeitet werden. Genau diese strukturierte Form ist für e-Rechnung.gv.at und Peppol relevant.
Wo gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht?
Für Rechnungen an den Bund gelten das IKT-Konsolidierungsgesetz und die Vorgaben des jeweiligen Auftrags. Die Rechnung wird bei der Einbringung formal geprüft und erst nach fehlerfreier Übernahme als ordnungsgemäß eingebracht behandelt. Neben den normalen Rechnungsmerkmalen sind deshalb unter anderem die korrekte Auftragsreferenz und gegebenenfalls die Lieferantennummer wichtig.
Im gewöhnlichen österreichischen B2B-Verkehr können Papier, PDF oder strukturierte Daten verwendet werden, solange die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei elektronischer Übermittlung ist weiterhin das Einvernehmen mit dem Empfänger maßgeblich. Für grenzüberschreitende EU-B2B-Umsätze ist durch ViDA ab 2030 eine strukturierte elektronische Rechnungsstellung vorgesehen; nationale Details können sich bis dahin weiterentwickeln.
ebInterface, UBL und EN 16931
EN 16931 beschreibt das semantische Datenmodell für europäische E-Rechnungen. Ein Formatname allein garantiert noch keine erfolgreiche Einbringung: Pflichtfelder, Codelisten, Geschäftsregeln und die Vorgaben des konkreten Auftraggebers müssen ebenfalls stimmen.
Peppol in Österreich: Netzwerk statt Dateiformat
Wer Peppol nutzen möchte, benötigt einen Access-Point-Anbieter oder eine Software mit entsprechender Anbindung. e-Rechnung.gv.at nimmt über Peppol UBL 2.1 nach Peppol BIS Billing 3.0 entgegen; ebInterface wird über diesen Kanal nicht übertragen. Eine lokal erzeugte XML-Datei ist deshalb noch kein vollständiger Peppol-Versand.
Für wenige Rechnungen kann der authentifizierte Upload über das Unternehmensserviceportal einfacher sein. Bei hohem Volumen oder mehreren europäischen Empfängern kann eine automatisierte Webservice- oder Peppol-Anbindung sinnvoller werden.
E-Rechnung an den Bund in fünf Schritten
- Auftrag prüfen: Bundesdienststelle, Auftragsreferenz, Lieferantennummer und gewünschter Kanal klären.
- Rechnung erstellen: Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 und auftragsspezifische Felder vollständig erfassen.
- Format erzeugen: unterstütztes ebInterface oder UBL 2.1 verwenden.
- Validieren: XML und Geschäftsregeln vor dem Versand technisch prüfen.
- Einbringen und Beleg sichern: USP, Webservice oder Peppol nutzen und Rückmeldung dokumentieren.
Offizielle Quellen und Aktualität
Maßgeblich sind die Informationen von e-Rechnung.gv.at zu den Rechtsgrundlagen, die Liste der unterstützten Formate, die Peppol-Dokumentation und die USP-Information zur elektronischen Rechnung.