Honorarnote oder Rechnung: Was ist der Unterschied?
In der Praxis sprechen unter anderem Freiberuflerinnen, freie Dienstnehmer, Vortragende, Künstlerinnen oder Angehörige bestimmter Gesundheitsberufe von einer Honorarnote. Gewerbliche Unternehmen verwenden häufiger den Begriff Rechnung. Aus der Überschrift „Honorarnote“ entsteht aber keine eigene steuerliche Ausnahme.
Das AMS Österreich zur Honorarnote stellt Kriterien und Muster bereit. Für die umsatzsteuerlichen Rechnungsmerkmale bleibt § 11 UStG 1994 im RIS maßgeblich.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Honorarnote?
Wird nicht die vereinfachte Rechnungsausstellung genutzt, sollte die Honorarnote wie eine vollständige Rechnung aufgebaut sein:
- Name und Anschrift der leistenden Person beziehungsweise des Unternehmens
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Ausstellungsdatum und einmalig vergebene fortlaufende Belegnummer
- Art und Umfang der tatsächlich erbrachten Leistung
- Leistungstag oder nachvollziehbarer Leistungszeitraum
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein zutreffender Befreiungshinweis
- UID des Ausstellers, soweit sie für den konkreten Umsatz nach § 11 anzugeben ist
- bei bestimmten B2B-Rechnungen über 10.000 Euro zusätzlich die UID des Empfängers
Honorarnoten-Vorlage mit konkretem Beispiel
Eine gute Vorlage trennt Leistung, Auslagen und gegebenenfalls Nutzungsrechte. Sammeltexte wie „Honorar laut Vereinbarung“ sind zwar kurz, erschweren aber die Zuordnung und Prüfung. Das folgende Muster zeigt eine regelbesteuerte Beratungsleistung:
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Konzeption und Beratung, Leistungszeitraum 01.–10.07.2026 | 6 Std. | 120,00 € | 720,00 € |
| Vorbereitung und Dokumentation | 1 Pauschale | 180,00 € | 180,00 € |
| Nettoentgelt | 900,00 € | ||
| Umsatzsteuer 20 % | 180,00 € | ||
| Gesamtbetrag | 1.080,00 € |
Die Preise sind ein Rechenbeispiel und keine Honorar- oder Steuerempfehlung. Oberhalb der Tabelle gehören Belegnummer, Aussteller, Empfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum; darunter können Zahlungsziel, IBAN und ein eindeutiger Verwendungszweck stehen.
Kopierbarer Aufbau
- BezeichnungHonorarnote oder Rechnung sowie eine eindeutige Nummer anführen.
- BeteiligteVollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Auftraggeber erfassen.
- LeistungTätigkeit, Umfang und Leistungszeitraum konkret beschreiben.
- BerechnungEntgelt und zutreffende Umsatzsteuer oder Befreiung nachvollziehbar darstellen.
- ZahlungGesamtbetrag, Fälligkeit und Bankverbindung klar angeben.
Umsatzsteuer, Kleinunternehmen und steuerfreie Leistungen
| Fall | Darstellung auf dem Beleg |
|---|---|
| Regelbesteuerte Leistung | Nettoentgelt, zutreffender Steuersatz und Steuerbetrag |
| Kleinunternehmerbefreiung | kein Umsatzsteuerausweis; klarer Hinweis auf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 |
| Andere steuerfreie Leistung | kein Steuerausweis; passender Befreiungsgrund statt pauschalem Kleinunternehmerhinweis |
| Reverse Charge | Nettobetrag, beide UID-Nummern und Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld |
Die Umsatzgrenze und der Befreiungshinweis werden auf der Pillar-Seite Kleinunternehmerregelung Österreich behandelt. Eine steuerfreie Heilbehandlung und die Kleinunternehmerbefreiung sind beispielsweise nicht derselbe Steuerfall.
Honorarnote als Privatperson oder bei freier Tätigkeit
Eine gelegentliche Leistung und eine nachhaltig ausgeübte selbstständige Tätigkeit können rechtlich unterschiedlich einzuordnen sein. Die Ausstellung eines Belegs entscheidet nicht darüber, ob Gewerbeanmeldung, Einkommensteuer, Sozialversicherung oder andere Pflichten entstehen. Ebenso macht die Überschrift „Honorarnote“ eine an sich unternehmerische Tätigkeit nicht privat.
- Tätigkeit, Wiederholungsabsicht und wirtschaftliches Auftreten realistisch einordnen.
- Steuer- und Sozialversicherungspflichten unabhängig vom Dokumenttitel prüfen.
- Keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn dazu keine Berechtigung besteht.
- Leistung, Zeitraum und vereinbartes Honorar schriftlich dokumentieren.
Honorarnote mit Invoify: der ehrliche Produktumfang
Invoify erstellt österreichische Rechnungen mit Kontakten, Positionen, Leistungsdatum, Belegnummer und geführten Steuerfällen. Damit lassen sich die inhaltlichen Rechnungsmerkmale einer Honorarnote abbilden. Der Standardbeleg trägt derzeit jedoch die Bezeichnung „Rechnung“; ein frei wählbarer Dokumenttitel „Honorarnote“ wird hier nicht versprochen.
- Kontakt anlegenAuftraggeber und Rechnungsanschrift vollständig erfassen.
- Leistungen beschreibenArbeitszeit, Pauschalen, Auslagen oder Nutzungsrechte getrennt anlegen.
- Steuerfall festlegenRegelbesteuerung, Kleinunternehmerbefreiung oder anderen zutreffenden Fall auswählen.
- Vorschau prüfenLeistungszeitraum, Berechnung, Hinweistext und Zahlungskonditionen kontrollieren.
- Rechnung fertigstellenDen Beleg erst nach der fachlichen Prüfung festschreiben und versenden.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung?
Beide Belege rechnen eine Leistung ab und unterliegen grundsätzlich denselben Rechnungsmerkmalen. Die Bezeichnung Honorarnote wird in Österreich besonders bei freiberuflichen und freien Leistungen verwendet.
Braucht eine Honorarnote eine fortlaufende Nummer?
Bei Anwendung der allgemeinen Rechnungsmerkmale gehört eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer dazu. Für vereinfachte Rechnungen nach § 11 Abs. 6 UStG 1994 gelten Erleichterungen.
Muss auf einer Honorarnote Umsatzsteuer stehen?
Das hängt vom konkreten Umsatz und vom steuerlichen Status ab. Regelbesteuerte Leistungen enthalten Umsatzsteuer; bei einer anwendbaren Befreiung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und der Befreiungsgrund muss erkennbar sein.
Kann Invoify eine Honorarnote erstellen?
Invoify erstellt derzeit Rechnungen mit den österreichischen Rechnungsangaben und Steuerfällen. Ein eigener frei wählbarer Dokumenttitel „Honorarnote“ ist derzeit nicht Bestandteil des beschriebenen Standardablaufs.