Was ist eine Kleinbetragsrechnung in Österreich?
Maßgeblich ist der Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht der Wert einer einzelnen Position. Eine Rechnung über 399,90 Euro kann daher grundsätzlich als Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden; bei 400,01 Euro gelten bereits die allgemeinen Rechnungsmerkmale. Mehrere Leistungen dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, nur um unter der Grenze zu bleiben.
Die Bezeichnung „Kleinbetragsrechnung“ muss nicht auf dem Dokument stehen. Entscheidend sind Gesamtbetrag, Umsatzart und die vorhandenen Angaben. Auch eine Rechnung bis 400 Euro darf freiwillig alle Merkmale einer normalen Rechnung enthalten.
Diese Angaben genügen bei einer Kleinbetragsrechnung
Nach der aktuellen Fassung von § 11 Abs. 6 UStG 1994 sind neben dem Ausstellungsdatum insbesondere folgende Angaben vorgesehen:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, also der Bruttobetrag
- anzuwendender Steuersatz; bei einer Steuerbefreiung ein klarer, zum Fall passender Hinweis
Die tagesaktuelle Fassung steht im Rechtsinformationssystem des Bundes zu § 11 UStG 1994. Das Unternehmensserviceportal zur Rechnung erläutert die 400-Euro-Grenze ebenfalls.
Kleinbetragsrechnung und normale Rechnung im Vergleich
| Merkmal | Vereinfachte Rechnung | Allgemeine Rechnung |
|---|---|---|
| Gesamtbetrag | bis einschließlich 400 € brutto oder begünstigte Kleinunternehmerrechnung | regelmäßig ab 400,01 € brutto |
| Empfängername und -anschrift | können im normalen Inlandsfall entfallen | grundsätzlich erforderlich |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | kann im vereinfachten Mindestumfang entfallen | grundsätzlich erforderlich |
| UID des Ausstellers | im vereinfachten Mindestumfang nicht vorgesehen | soweit nach § 11 erforderlich beziehungsweise erteilt |
| Entgelt und Steuer | Bruttobetrag in einer Summe plus Steuersatz | Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt |
Eine vollständige Übersicht der allgemeinen Rechnungsmerkmale bleibt auf der Pillar-Seite Rechnung schreiben in Österreich. Damit gehört der tiefe 400-Euro-Intent ausschließlich diesem Beitrag.
Wann die vereinfachte Rechnung nicht verwendet werden darf
- bestimmte Lieferungen oder Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet, für die eine Rechnungspflicht nach § 11 Abs. 1 besteht
- bestimmte Reverse-Charge-Fälle nach § 19, wenn sich die Rechnungsausstellung nach österreichischem Recht richtet
- Umsätze, bei denen beide UID-Nummern oder besondere Steuerhinweise benötigt werden
- Einfuhr-Versandhandelsumsätze, für die § 11 Abs. 6 ausdrücklich nicht anwendbar ist
Für die Umkehr der Steuerschuld erklärt der eigene Beitrag Reverse Charge in Österreich die Rechnung, UID und Pflichttexte. Die Umsatzart muss vor der Wahl der vereinfachten Angaben feststehen.
Drei Beispiele aus der Praxis
| Vorgang | Darstellung | Einordnung |
|---|---|---|
| Büromaterial im Inland, 120 € brutto | Bruttobetrag 120 €, Steuersatz 20 % | vereinfachte Rechnung grundsätzlich möglich |
| Reparatur im Inland, genau 400 € brutto | Bruttobetrag 400 €, Steuersatz passend zur Leistung | Grenze noch eingehalten |
| B2B-Dienstleistung an EU-Unternehmen, 250 € | Nettorechnung, beide UID-Nummern, Reverse-Charge-Hinweis | nicht allein wegen des Betrags vereinfachen |
Die Beispiele dienen nur der Struktur. Welcher Steuersatz oder welche Steuerbefreiung gilt, hängt von der konkreten Lieferung oder Leistung ab.
Kleinbetragsrechnung mit Invoify erstellen
- Kontakt und Leistung erfassenKundendaten und Positionen vollständig anlegen, auch wenn einzelne Empfängerangaben rechtlich entfallen könnten.
- Steuerfall auswählenRegelbesteuerung, Kleinunternehmerbefreiung oder einen Sonderfall fachlich passend wählen.
- Gesamtbetrag prüfenDie 400-Euro-Grenze bezieht sich auf die komplette Rechnung einschließlich Umsatzsteuer.
- Vollständige Rechnung ausgebenZusätzliche Angaben sind zulässig. Invoify erzeugt deshalb weiterhin einen nachvollziehbaren Beleg statt Angaben künstlich auszublenden.
- Vor dem Fertigstellen kontrollierenLeistungsdatum, Steuerdarstellung, Hinweistext und Sonderfall in der Vorschau prüfen.
Häufige Fragen
Wie hoch darf eine Kleinbetragsrechnung in Österreich sein?
Der Gesamtbetrag darf 400 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen. Bei genau 400 Euro kann die Vereinfachung grundsätzlich noch genutzt werden.
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Bei Anwendung der vereinfachten Angaben nach § 11 Abs. 6 UStG 1994 ist eine fortlaufende Rechnungsnummer grundsätzlich nicht Teil der dort aufgezählten Mindestangaben. Freiwillig darf sie trotzdem angegeben werden.
Müssen Name und Anschrift des Kunden angegeben werden?
Bei einer gewöhnlichen inländischen Kleinbetragsrechnung können Name und Anschrift des Leistungsempfängers entfallen. Für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze und Reverse-Charge-Fälle ist die Vereinfachung jedoch ausgeschlossen.
Darf ich auf einer Kleinbetragsrechnung mehr Angaben machen?
Ja. Die vereinfachten Angaben sind ein Mindestumfang, kein Verbot zusätzlicher Daten. Eine vollständige Rechnung bleibt auch bei einem Gesamtbetrag bis 400 Euro möglich.