Kleinunternehmer-Rechnung in Österreich: Hinweis ohne Umsatzsteuer

Österreichisches Rechnungsmuster als Textdatei

Fiktive österreichische Inlandsleistung: vier Stunden zu 150 Euro, insgesamt 600 Euro ohne offenen Umsatzsteuerausweis. Die Befreiung ist eine ausdrücklich angenommene Voraussetzung, keine durch diese Vorlage getroffene Entscheidung.

Welcher Hinweis gehört auf die österreichische Rechnung?

Die Befreiung folgt aus dem Sachverhalt und dem zutreffenden Steuerstatus, nicht aus der Formulierung. Ein deutsches „gemäß § 19 UStG“ beschreibt die österreichische Kleinunternehmerbefreiung nicht. Auch „keine Mehrwertsteuer“ lässt den Grund offen. Der oben genannte Satz bezeichnet die konkrete österreichische Regel und macht dem Empfänger verständlich, weshalb kein Steuerbetrag hinzukommt. Eine bestimmte wortgleiche Formulierung wird damit nicht als einzig zulässiger Text behauptet.

Dieser Beitrag zeigt den Hinweis und eine praktische Rechnungsausgabe. Umsatzgrenze, Toleranz, EU-Sonderregel und die Voraussetzungen einer Option zur Regelbesteuerung werden in Kleinunternehmerregelung Österreich beziehungsweise Antrag auf Regelbesteuerung in Österreich erläutert. Wenn der Status für den Leistungszeitpunkt noch ungeklärt ist, schließen Sie zuerst diese Frage ab. Eine passende Textvorlage ersetzt die Einordnung des Umsatzes nicht.

Rechnungsmuster: vier Stunden für insgesamt 600 Euro

Das Beispiel nimmt eine ausgeführte österreichische Inlandsleistung und eine tatsächlich anwendbare Kleinunternehmerbefreiung an. Vereinbart sind vier Workshopstunden zu jeweils 150 Euro. Daraus ergeben sich 600 Euro Entgelt und ein Gesamtbetrag von 600 Euro. Es werden weder zusätzlich 20 Prozent aufgeschlagen noch 100 Euro Steuer aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet. Der Betrag enthält in diesem befreiten Beispiel keinen offen ausgewiesenen Umsatzsteueranteil.

Ausgefülltes Textmuster mit eigenen Platzhaltern

Dieses Muster als TXT herunterladen

Ersetzen Sie sämtliche Platzhalter, bevor Sie das Muster als eigenen Beleg verwenden. Der Workshopname, der vereinbarte Umfang und das tatsächliche Leistungsdatum werden aus Ihrem Auftrag übernommen. Die vier Stunden und 150 Euro sind nur fiktive Werte. Nutzen Sie dieselbe Leistung nicht zusätzlich als zweite Pauschalposition: Vier einzeln berechnete Stunden und eine nochmals berechnete Workshoppauschale würden in diesem Beispiel dieselbe Leistung doppelt abrechnen.

Die TXT-Datei dient als bearbeitbare redaktionelle Grundlage. Sie erzeugt kein PDF, vergibt keine Rechnungsnummer und speichert keinen Kontakt. Sie ist auch keine strukturierte E-Rechnung. Wenn Sie sie in eine Textverarbeitung übernehmen, prüfen Sie den fertigen Beleg nach dem Export erneut: Zeilenumbrüche, Summen und Hinweis müssen im tatsächlich versendeten Dokument lesbar bleiben. Eine Vorlage mit Platzhaltern darf nicht versehentlich als endgültige Rechnung an den Kunden gelangen.

Welche weiteren Angaben sind sinnvoll oder erforderlich?

Für Rechnungen eines Unternehmens, das die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nimmt, sieht § 11 Abs. 6 UStG 1994 vereinfachte Angaben vor. Diese Regel ist im Kleinunternehmerfall nicht pauschal auf Rechnungen bis 400 Euro beschränkt. Sonderfälle, insbesondere die dort genannten grenzüberschreitenden Rechnungspflichten, sind gesondert zu prüfen. Die vollständige allgemeine Übersicht bietet Was muss auf eine Rechnung in Österreich?.

Das hier gezeigte Muster enthält bewusst auch Empfänger und Rechnungsnummer. Diese zusätzlichen Angaben erleichtern einem Geschäftskunden die Zuordnung und Ihnen die spätere Rückfrage. Sie werden damit nicht als uneingeschränkte gesetzliche Mindestanforderung jedes befreiten Kleinunternehmerbelegs bezeichnet. Ebenso können Geschäftsbriefangaben aus der Rechtsform hinzukommen. Übernehmen Sie deshalb nicht ungeprüft die Fußzeile eines anderen Unternehmens oder einer deutschen Vorlage.

• Aussteller mit vollständigem Namen beziehungsweise Firma und Anschrift einsetzen.
• Art und Umfang der tatsächlich erbrachten Leistung beschreiben.
• Ausstellungsdatum und tatsächlichen Leistungstag oder Leistungszeitraum nennen.
• Entgelt und Gesamtbetrag rechnerisch kontrollieren.
• Befreiungsgrund klar nennen und keine Umsatzsteuer offen ausweisen.
• Eigene Nummer, Empfängerreferenz und rechtsformabhängige Angaben soweit passend ergänzen.

Das Ausstellungsdatum ist der Tag der Rechnungsausgabe; das Leistungsdatum beschreibt den tatsächlichen Vorgang. Liegen mehrere Termine zugrunde, nennen Sie den zutreffenden Zeitraum oder die einzelnen vereinbarten Termine. Ein am Monatsende erstellter Beleg darf nicht allein deshalb eine erst im nächsten Monat erbrachte Leistung als bereits ausgeführt ausgeben. Für eine noch nicht ausgeführte Leistung wird der passende Vorauszahlungsbeleg gesondert geprüft; dieses Muster bildet nur die bereits ausgeführte Einzelrechnung ab.

Befreiungshinweis statt falscher Steuerzeile

Bei einer angewendeten Befreiung ist ein kopierter Steuerblock häufig die Fehlerquelle. Entfernen Sie aus einer manuellen Vorlage die Zeile „zzgl. 20 % Umsatzsteuer“, die dazugehörige Steuerberechnung und einen widersprüchlichen Text „inklusive Umsatzsteuer“. Im Zahlenbeispiel bleibt der Gesamtbetrag 600 Euro. Ein allgemeines Tabellenfeld mit null Prozent erklärt den Rechtsgrund noch nicht; der Befreiungshinweis muss zum gewählten Steuerfall passen.

Verwechseln Sie Kleinunternehmerbefreiung nicht mit einer Leistung, die aus einem anderen Grund steuerfrei ist. Auch der Begriff „Honorarnote“ sagt noch nichts über den Steuerfall aus. Ein Workshop, eine Beratung oder eine andere Tätigkeit wird nicht allein durch diese Belegüberschrift umsatzsteuerfrei. Verwenden Sie für die konkrete Leistung den tatsächlich zutreffenden Grund. Der Beitrag Honorarnote erstellen erklärt Aufbau und Begriff; die Beispiele hier bleiben beim Kleinunternehmerhinweis.

Typische Rückfragen des Rechnungsempfängers

Der Geschäftskunde bittet um eine Rechnung mit Umsatzsteuer

Eine gewünschte Darstellung des Kunden ändert Ihren Steuerstatus nicht. Wenn die angenommene Befreiung zutrifft, fügen Sie nicht allein auf Wunsch 20 Prozent hinzu. Erläutern Sie den Befreiungshinweis und prüfen Sie, ob lediglich eine interne Zuordnungsangabe fehlt. Der Kunde kann beispielsweise seine Bestellreferenz benötigen; das ist eine andere Frage als der Umsatzsteuerausweis. Eine Option zur Regelbesteuerung ist eine gesonderte Entscheidung und kein spontaner Wechsel der Rechnungsvorlage.

Der Kunde benötigt eine UID

Leiten Sie die erforderlichen Kennungen aus dem konkreten Fall ab. Eine UID ist nicht dasselbe wie eine Steuernummer, und eine Anfrage des Kunden beweist noch keine entsprechende Rechnungspflicht. Erfinden Sie keine Nummer und kopieren Sie keine Kennung aus einem Muster. Welche UID-Angaben je Fall erforderlich sind, behandelt UID auf der Rechnung in Österreich. Dort wird auch die Empfängerkennung von der des Ausstellers getrennt.

Es handelt sich um einen ausländischen Kunden

Das Muster nimmt ausdrücklich eine österreichische Inlandsleistung an. Bei ausländischen Kunden können Leistungsort, Leistungsart und Empfängerstatus zu einem anderen Ergebnis führen. Der österreichische Kleinunternehmerhinweis ist deshalb kein universeller Satz für alle Rechnungen ohne Steuerbetrag. Klären Sie den Sachverhalt, bevor Sie ihn übernehmen. Für den entsprechenden Fall führt Reverse Charge in Österreich weiter; eine automatische Auswahl des richtigen Steuerfalls wird hier nicht behauptet.

Was tun bei einem falschen Hinweis oder Steuerbetrag?

Ist der Beleg noch ein unversendeter Entwurf, korrigieren Sie ihn vor der Ausgabe. Bei einer bereits ausgestellten Rechnung halten Sie zuerst fest, welcher Fehler vorliegt: falscher Hinweis, falscher Status, fehlende Angabe oder offen ausgewiesene Umsatzsteuer. Ein unberechtigter Steuerausweis kann nach § 11 UStG 1994 eine Steuerschuld auslösen. Ein neuer Absatz in der Begleitmail beseitigt einen falschen Steuerbetrag im Dokument nicht.

Klären Sie deshalb den passenden Berichtigungsweg und erhalten Sie den Zusammenhang zwischen Ursprungsbeleg und Korrektur. Den konkreten Ablauf erläutert Rechnungskorrektur Österreich. Informieren Sie den Empfänger darüber, welchen Beleg er weiterverwenden soll. Das hier herunterladbare Muster ist keine Stornorechnung und begründet keine pauschale rückwirkende Heilung. Die steuerliche Wirkung der Berichtigung wird anhand des einzelnen Vorgangs beurteilt.

Auch eine Statusänderung wird mit ihrem Gültigkeitszeitraum gepflegt. Übernehmen Sie den Kleinunternehmerhinweis nicht aus Gewohnheit in alle weiteren Rechnungen. Ein alter korrekt ausgestellter Beleg beweist nicht, dass der Status für eine spätere Leistung unverändert gilt. Die Entscheidung wird vor dem nächsten Versand abgeglichen; eine reine Änderung des Textes ersetzt weder die Umsatzprüfung noch eine erforderliche fachliche Einordnung.

Den österreichischen Steuerfall in Invoify auswählen

Invoify hat den österreichischen Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27)“. Bei dieser Auswahl wird Umsatzsteuer nicht offen ausgewiesen; der zugehörige Hinweis lautet „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Kleinunternehmer).“ Das ist eine andere, ebenfalls klare Formulierung als im redaktionellen Muster. Wählen Sie den Steuerfall anhand des tatsächlich anwendbaren Status und prüfen Sie die erzeugte Vorschau vor dem Abschluss.

Kontrollieren Sie dabei Positionen, Leistungsdatum, Gesamtbetrag und den sichtbaren Hinweis zusammen. Bei einem bestehenden Entwurf ist die frühere Auswahl noch einmal zu prüfen, wenn sich Ausgangsdaten geändert haben. Ein freier Fußtext mit dem richtigen Paragrafen korrigiert keinen widersprüchlichen Steuerbetrag aus einem anderen ausgewählten Steuerfall. Bei unserer Beispielrechnung müssen Vorschau und endgültiges Dokument jeweils 600 Euro Gesamtbetrag ohne offenen Umsatzsteuerausweis zeigen.

Invoify überwacht keine vollständige gesetzliche Umsatzgrenze, entscheidet nicht automatisch über die Befreiung und stellt keinen Regelbesteuerungsantrag. Die Pflege des Steuerstatus bleibt Ihre Aufgabe. Für das Rechnungsschreiben bietet die Anwendung Belege und einen gewählten Steuerfall; dieser Beitrag verspricht weder eine österreichische Buchhaltung noch eine FinanzOnline-Übermittlung. Die TXT-Vorlage ist eine eigenständige manuelle Arbeitshilfe und kein aus der Anwendung exportierter Musterbeleg.

Primärquellen und Prüfstand

Die Befreiung und ihre Voraussetzungen stehen in § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994. Rechnungsangaben, vereinfachte Ausgabe und Steuerschuld kraft Rechnung behandelt § 11 UStG 1994. Vorlagen, Rechenbeispiele und verlinkte Rechnungsregeln geprüft am 2. Oktober 2026. Nächste Prüfung: April 2027; früher bei Rechts- oder Produktänderungen.