Wer ist in Österreich inventurpflichtig?
Die Rechnungslegungspflicht knüpft an §189 UGB an. Erfasst sind insbesondere:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und unternehmerisch tätige Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter
- Einzelunternehmen und sonstige Personengesellschaften, sobald sie die Umsatzschwelle des §189 UGB überschreiten (Regelschwelle 700.000 Euro Umsatzerlöse)
- Nicht erfasst: Angehörige der freien Berufe sowie Land- und Forstwirte in bestimmten Fällen – und wer den Gewinn als Einnahmen-Ausgaben-Rechner ermittelt
Was ist eine Inventur – und was ein Inventar?
Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Die Inventur ist die Tätigkeit: die mengenmäßige Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar ist das Ergebnis: das Verzeichnis, das dabei entsteht. Die Pflicht zum Inventar regelt §191 UGB, das zulässige Verfahren §192 UGB.
Erfasst wird nicht nur das Warenlager: Auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse sowie weitere Vermögensgegenstände gehören dazu. Für den Handel steht in der Praxis das Warenlager im Mittelpunkt.
Die Inventurverfahren nach §192 UGB
§192 UGB geht von der körperlichen Bestandsaufnahme aus, lässt aber mehrere Wege zu:
| Verfahren | Zeitpunkt | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Stichtagsinventur | Körperliche Aufnahme zeitnah zum Bilanzstichtag | Standardfall der körperlichen Bestandsaufnahme |
| Verlegte Inventur | Ein Tag innerhalb von 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Geschäftsjahresschluss | Fortschreibung/Rückrechnung auf den Stichtagswert |
| Permanente Inventur | Laufend über das Jahr verteilt | Ordnungsgemäße Lagerbuchführung, die den Stichtagsbestand ohne körperliche Aufnahme sichert (§192 Abs. 2) |
Die permanente Inventur setzt voraus, dass Zu- und Abgänge lückenlos und nachprüfbar geführt werden – genau das leistet eine Warenwirtschaft mit einem laufenden Bewegungsjournal. Einmal im Jahr wird jede Position zudem körperlich überprüft.
Ablauf einer Inventur in der Praxis
- VorbereitenLager aufräumen, Zählbereiche festlegen, Zähllisten vorbereiten und Verantwortliche einteilen.
- Bestand einfrierenDen Soll-Bestand zum Zählzeitpunkt festhalten, damit spätere Buchungen die Zählung nicht verfälschen.
- Körperlich zählenMengen zählen, messen oder wiegen und je Position erfassen – möglichst im Vier-Augen-Prinzip.
- Differenzen buchenIst- gegen Soll-Bestand stellen und Abweichungen nachvollziehbar als Korrektur erfassen.
- Inventar dokumentierenDas Ergebnis als Verzeichnis festhalten und aufbewahren – für die Aufbewahrungsfristen gilt §132 BAO.
Wie lange das Inventar und die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren sind, behandelt der Beitrag Aufbewahrungsfrist in Österreich (sieben Jahre nach §132 BAO).
Inventur mit Invoify
Die Warenwirtschaft von Invoify unterstützt die Bestandsaufnahme, ohne die körperliche Zählung zu ersetzen:
- Inventur startenBeim Start friert Invoify eine Zählliste ein – der Soll-Bestand zum Startzeitpunkt bleibt als Referenz erhalten, auch wenn parallel weitergearbeitet wird.
- Zählen und erfassenDie gezählten Ist-Mengen werden je Artikel eingetragen; die Eingabe ist auf zügiges Erfassen ausgelegt.
- Differenzen buchenInvoify stellt Ist gegen Soll und bucht die Abweichungen als nachvollziehbare Bestandsbewegungen – jede Korrektur bleibt im Journal sichtbar.
- Zählliste als PDFFür die Zählung vor Ort und die Ablage stehen PDF-Zähllisten bereit.
Welches Rechnungs- und Warenwirtschaftsprogramm für österreichische Betriebe passt, ordnet der Vergleich beste Rechnungsprogramme in Österreich ein.
Häufige Fehler bei der Inventur
- Annehmen, jeder Unternehmer sei inventurpflichtig – Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind es grundsätzlich nicht.
- Die Fristen der verlegten Inventur überschreiten (3 Monate vor / 2 Monate nach dem Stichtag).
- Permanente Inventur ohne lückenlose, nachprüfbare Lagerbuchführung behaupten.
- Den Bestand während der Zählung weiterbuchen und so die Ist-Mengen verfälschen.
- Differenzen nicht dokumentieren, sondern den Bestand still überschreiben.
- Das Inventar nach der Zählung nicht ordnungsgemäß aufbewahren.
Häufige Fragen
Wer muss in Österreich eine Inventur machen?
Inventurpflichtig sind Unternehmen, die nach dem UGB rechnungslegungspflichtig sind – insbesondere Kapitalgesellschaften sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab den Umsatzschwellen des §189 UGB. Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind grundsätzlich nicht inventurpflichtig.
Wann muss die Inventur gemacht werden?
Grundsätzlich zum Bilanzstichtag – meist der 31. Dezember. §192 UGB erlaubt zusätzlich die verlegte Inventur: die Bestandsaufnahme darf für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Geschäftsjahresschluss erfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen Stichtags- und permanenter Inventur?
Bei der Stichtagsinventur wird der Bestand rund um den Bilanzstichtag körperlich erfasst. Bei der permanenten Inventur wird der Bestand laufend über das Jahr geführt und geprüft, sodass der Stichtagsbestand ohne körperliche Aufnahme zum Stichtag feststeht – Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung.
Wie hilft Software bei der Inventur?
Eine Warenwirtschaft friert eine Zählliste ein, nimmt die gezählten Ist-Mengen auf und bucht die Differenzen zum Soll-Bestand nachvollziehbar. Invoify erzeugt dazu PDF-Zähllisten und dokumentiert jede Korrektur als Bewegung – die körperliche Zählung selbst bleibt Handarbeit.