Inventur in Österreich: Wer ist verpflichtet – und wie läuft sie ab?

Wer ist in Österreich inventurpflichtig?

Die Rechnungslegungspflicht knüpft an §189 UGB an. Erfasst sind insbesondere:

• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und unternehmerisch tätige Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter
• Einzelunternehmen und sonstige Personengesellschaften, sobald sie die Umsatzschwelle des §189 UGB überschreiten (Regelschwelle 700.000 Euro Umsatzerlöse)
• Nicht erfasst: Angehörige der freien Berufe sowie Land- und Forstwirte in bestimmten Fällen – und wer den Gewinn als Einnahmen-Ausgaben-Rechner ermittelt

Was ist eine Inventur – und was ein Inventar?

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Die Inventur ist die Tätigkeit: die mengenmäßige Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar ist das Ergebnis: das Verzeichnis, das dabei entsteht. Die Pflicht zum Inventar regelt §191 UGB, das zulässige Verfahren §192 UGB.

Erfasst wird nicht nur das Warenlager: Auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse sowie weitere Vermögensgegenstände gehören dazu. Für den Handel steht in der Praxis das Warenlager im Mittelpunkt.

Die Inventurverfahren nach §192 UGB

§192 UGB geht von der körperlichen Bestandsaufnahme aus, lässt aber mehrere Wege zu:

Die permanente Inventur setzt voraus, dass Zu- und Abgänge lückenlos und nachprüfbar geführt werden – genau das leistet eine Warenwirtschaft mit einem laufenden Bewegungsjournal. Einmal im Jahr wird jede Position zudem körperlich überprüft.

Ablauf einer Inventur in der Praxis

1. VorbereitenLager aufräumen, Zählbereiche festlegen, Zähllisten vorbereiten und Verantwortliche einteilen.
2. Bestand einfrierenDen Soll-Bestand zum Zählzeitpunkt festhalten, damit spätere Buchungen die Zählung nicht verfälschen.
3. Körperlich zählenMengen zählen, messen oder wiegen und je Position erfassen – möglichst im Vier-Augen-Prinzip.
4. Differenzen buchenIst- gegen Soll-Bestand stellen und Abweichungen nachvollziehbar als Korrektur erfassen.
5. Inventar dokumentierenDas Ergebnis als Verzeichnis festhalten und aufbewahren – für die Aufbewahrungsfristen gilt §132 BAO.

Wie lange das Inventar und die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren sind, behandelt der Beitrag Aufbewahrungsfrist in Österreich (sieben Jahre nach §132 BAO).

Inventur mit Invoify

Die Warenwirtschaft von Invoify unterstützt die Bestandsaufnahme, ohne die körperliche Zählung zu ersetzen:

1. Inventur startenBeim Start friert Invoify eine Zählliste ein – der Soll-Bestand zum Startzeitpunkt bleibt als Referenz erhalten, auch wenn parallel weitergearbeitet wird.
2. Zählen und erfassenDie gezählten Ist-Mengen werden je Artikel eingetragen; die Eingabe ist auf zügiges Erfassen ausgelegt.
3. Differenzen buchenInvoify stellt Ist gegen Soll und bucht die Abweichungen als nachvollziehbare Bestandsbewegungen – jede Korrektur bleibt im Journal sichtbar.
4. Zählliste als PDFFür die Zählung vor Ort und die Ablage stehen PDF-Zähllisten bereit.

Welches Rechnungs- und Warenwirtschaftsprogramm für österreichische Betriebe passt, ordnet der Vergleich beste Rechnungsprogramme in Österreich ein.

Häufige Fehler bei der Inventur

• Annehmen, jeder Unternehmer sei inventurpflichtig – Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind es grundsätzlich nicht.
• Die Fristen der verlegten Inventur überschreiten (3 Monate vor / 2 Monate nach dem Stichtag).
• Permanente Inventur ohne lückenlose, nachprüfbare Lagerbuchführung behaupten.
• Den Bestand während der Zählung weiterbuchen und so die Ist-Mengen verfälschen.
• Differenzen nicht dokumentieren, sondern den Bestand still überschreiben.
• Das Inventar nach der Zählung nicht ordnungsgemäß aufbewahren.

Artikelstamm, Lager und Zählorganisation vor dem Stichtag vorbereiten

Eine Inventur wird schneller und genauer, wenn der laufende Betrieb vorher geordnet ist. Bereinigen Sie unbekannte Lagerplätze, doppelte Artikel, negative Bestände, offene Wareneingänge und noch nicht gebuchte Entnahmen. Gesperrte, beschädigte, fremde oder bereits verkaufte Ware muss physisch erkennbar und fachlich getrennt sein.

1. Umfang festlegenLagerorte, Warenarten und Verantwortliche bestimmen.
2. Stammdaten bereinigenSKU, Einheit und Lagerplatz eindeutig machen.
3. Bewegungen steuernZählstopp oder dokumentierte Fortschreibung planen.
4. Zähllisten vorbereitenBlindzählung oder Sollbestand je nach Verfahren festlegen.
5. Teams einweisenZählen, Kontrollzählen und Abweichung klar trennen.
6. Freigabe definierenWer darf Differenzen bewerten und festschreiben?

Bei laufendem Betrieb müssen Bewegungen zwischen Zählzeitpunkt und Stichtag lückenlos berücksichtigt werden. Ein Scanner beschleunigt die Identifikation, verhindert aber keine falsche Einheit oder doppelte Zählung. Verpackungseinheiten werden eindeutig in Stück, Karton, Kilogramm oder andere Bestandsgröße umgerechnet.

Zähldifferenzen erst untersuchen und dann buchen

Eine Differenz kann aus Fehlzählung, falscher Einheit, noch offenem Wareneingang, nicht gebuchter Entnahme, Retoure, Schwund oder Stammdatenfehler entstehen. Zählen Sie auffällige Positionen unabhängig nach und prüfen Sie die Bewegungen rund um den Stichtag. Eine pauschale Bestandskorrektur ohne Ursache schließt zwar die Liste, verbessert aber den Prozess nicht.

• Hohe absolute und relative Abweichungen priorisieren.
• Unabhängige Kontrollzählung durchführen.
• Einheit und Lagerplatz überprüfen.
• Offene Wareneingänge, Picks, Retouren und Umlagerungen abgleichen.
• Ursache und Entscheidung dokumentieren.
• Korrektur mit Freigabe und eigenem Bewegungsnachweis buchen.

Wiederkehrende Abweichungen pro Artikel oder Lagerplatz weisen auf Prozessprobleme hin. Analysieren Sie etwa unklare Beschriftung, häufige Scan-Ausnahmen, falsche Setauflösung oder nicht zeitnahe Buchungen. Die Inventur liefert damit nicht nur einen Stichtagsbestand, sondern Hinweise für Wareneingang und Kommissionierung.

Inventuraufnahme, Bewertung und Freigabe nachvollziehbar halten

Bewahren Sie Zähllisten, Zeitpunkte, verantwortliche Personen, Kontrollzählungen, Differenzentscheidungen und festgeschriebene Bestände zusammen auf. Änderungen nach der Zählung dürfen den ursprünglichen Nachweis nicht unbemerkt überschreiben. Bewertung und körperliche Mengenaufnahme sind getrennte Arbeitsschritte und müssen dennoch zusammengeführt werden.

Invoify unterstützt Inventurläufe, Zählstände, Differenzen und Bestandsbuchungen. Das System entscheidet nicht über handelsrechtliche Bewertungsmethoden und ersetzt keine fachliche Prüfung der Inventurpflicht nach UGB. Offizielle Grundlagen stehen in den §§ 189, 191 und 192 UGB im RIS.

Inventurdifferenzen als Feedback für Lagerprozesse nutzen

Nach der Festschreibung werden Differenzen nicht nur als Gesamtwert betrachtet. Gruppieren Sie Ursachen nach Artikel, Lagerplatz und Prozess: Wareneingang, Umlagerung, Kommissionierung, Retoure, Schwund oder Einheit. Wiederkehrende Abweichungen zeigen, wo Stammdaten, Kennzeichnung oder Buchungsdisziplin verbessert werden sollten.

Kennzahlen benötigen konstante Definitionen. Eine hohe Nachzählquote kann anfangs Ausdruck sorgfältiger Kontrolle sein und nicht zwingend schlechter Arbeit. Vergleichen Sie ähnliche Lagerbereiche und dokumentieren Sie Änderungen am Verfahren.

Cycle Counting als interne Kontrolle

Regelmäßige Teilzählungen kritischer oder schnell drehender Artikel können Abweichungen früher sichtbar machen. Ob und wie sie ein zulässiges Inventurverfahren unterstützen, ist nach den handelsrechtlichen Voraussetzungen zu beurteilen. Sie ersetzen nicht automatisch die gesetzlich erforderliche Inventur, verbessern aber die operative Bestandsqualität.

• Kritische A-Artikel häufiger intern kontrollieren.
• Zählung unabhängig von der buchenden Person prüfen.
• Differenzursache statt nur Korrekturwert erfassen.
• Verbesserung in Wareneingang und Pick & Pack zurückspielen.

Nach der Inventur wird der Prozess selbst bewertet: Waren Bewegungen während der Zählung ausreichend kontrolliert, waren Einheiten eindeutig und konnten Teams Abweichungen schnell melden? Die nächste Inventurplanung übernimmt diese Erkenntnisse. Maßnahmen erhalten Verantwortliche und Termine, damit die Dokumentation nicht ohne operative Folge bleibt.

Bei mehreren Lagerorten wird jeder Standort mit eigenem Zählstatus und Verantwortlichen geführt. Umlagerungen während der Inventur benötigen Ausgangs- und Eingangsbezug, damit dieselbe Ware nicht an beiden Orten gezählt oder an keinem Standort erfasst wird. Offene Transporte werden zum Stichtag ausdrücklich zugeordnet.