Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Österreich

Die Frist im Überblick: sieben Jahre

Kurzantwort: Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege – also auch Rechnungen – sind sieben Jahre aufzubewahren. Grundlage ist §132 BAO.

Die Pflicht trifft jeden Unternehmer unabhängig von Rechtsform und Größe – auch Kleinunternehmer. Aufzubewahren sind beide Seiten des Vorgangs: die Abschrift jeder selbst ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Eingangsrechnung. Über die sieben Jahre hinaus sind Unterlagen so lange aufzubewahren, wie sie für anhängige Abgabenverfahren oder für gerichtliche beziehungsweise behördliche Verfahren, in denen dem Unternehmen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Welche Frist wofür?

Unterlage	Frist	Grundlage
Rechnungen, Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege	7 Jahre	§132 BAO
Unterlagen, die Grundstücke betreffen	22 Jahre	§18 Abs. 10 UStG 1994
Unterlagen in anhängigen Verfahren	bis zum Abschluss	§132 BAO

Grundstücke nicht unterschätzen:Die 22-Jahres-Frist nach §18 Abs. 10 UStG 1994 betrifft Unterlagen rund um Grundstücke – etwa bei Errichtung, Großreparatur oder Vermietung. Wer Immobilien im Betriebsvermögen hat, sollte diese Belege getrennt und langfristig ablegen.

Fristbeginn: das Kalenderjahresende zählt

Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Sie endet deshalb nie mitten im Jahr:

Rechnung ausgestellt	Fristbeginn	Aufbewahren bis
15.03.2025	31.12.2025	31.12.2032
20.07.2026	31.12.2026	31.12.2033
30.12.2026	31.12.2026	31.12.2033

Eine im Dezember ausgestellte Rechnung ist also praktisch genauso lange aufzubewahren wie eine vom Jänner desselben Jahres. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr zählt das Kalenderjahr, in dem es endet.

Elektronisch aufbewahren: zulässig und üblich

Datenträger erlaubt: §132 BAO lässt die Aufbewahrung auf Datenträgern ausdrücklich zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist.
E-Rechnungen: Elektronisch empfangene Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt; Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen über die gesamte Frist gewährleistet bleiben.
Lesbarkeit: Belege müssen bis zum Fristablauf lesbar und auf Verlangen der Abgabenbehörde vorlegbar sein – auch nach einem Systemwechsel.
Keine stillen Änderungen: Nachträgliche Korrekturen laufen über nachvollziehbare Folgebelege, nicht über das Überschreiben des Originals.

Welche Merkmale eine ordnungsgemäße Rechnung braucht, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich; eine behördliche Übersicht bietet das Unternehmensserviceportal.

Aufbewahrung mit Invoify

Belege bleiben unveränderbarFertiggestellte Rechnungen, Storno- und Gutschriftsbelege werden festgeschrieben und nicht mehr still überschrieben – Korrekturen laufen über nachvollziehbare Folgebelege.
PDF-Archiv je BelegZu jedem festgeschriebenen Beleg archiviert Invoify das erzeugte PDF, sodass der Beleg später unverändert abrufbar ist.
Eingangsbelege sammelnDie Belegbox nimmt Eingangsrechnungen und Quittungen auf und hält sie geordnet an einem Ort fest.

Ehrliche Abgrenzung: Invoify unterstützt die geordnete, unveränderbare Ablage der eigenen Belege, ist aber kein zertifiziertes Langzeitarchiv und übernimmt keine automatische Löschfristen-Verwaltung. Die Verantwortung für die vollständige Aufbewahrungsstrategie – inklusive Backups, Export beim Systemwechsel und der langen Grundstücksfristen – bleibt beim Unternehmen. Bei elektronisch versendeten oder empfangenen Rechnungen gehört zusätzlich die Originaldatei in die Ablage – ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

Häufige Fehler bei der Aufbewahrung

Die Frist ab Rechnungsdatum statt ab Jahresende rechnen.
Grundstücksunterlagen nach sieben Jahren entsorgen, obwohl 22 Jahre gelten.
Belege trotz anhängiger Verfahren löschen.
E-Rechnungen nur als Ausdruck ablegen und das Original verwerfen.
Eingangsrechnungen unsortiert in E-Mail-Postfächern belassen, statt sie geordnet abzulegen.
Beim Softwarewechsel Altbelege nicht exportieren.

Fachlicher Hinweis:Dieser Beitrag gibt die Rechtslage nach BAO und UStG 1994 allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für einzelne Branchen und Sonderfälle können längere Fristen gelten.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Rechnungen in Österreich aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sieben Jahre nach §132 BAO – das gilt für Ausgangs- wie Eingangsrechnungen samt zugehörigen Büchern und Aufzeichnungen. Darüber hinaus sind Unterlagen aufzubewahren, solange sie für anhängige Verfahren von Bedeutung sind.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Eine Rechnung vom 20.07.2026 ist damit bis zum 31.12.2033 aufzubewahren.

Warum gelten bei Grundstücken 22 Jahre?

Weil die Vorsteuerberichtigung bei Grundstücken über einen langen Zeitraum läuft, verlangt §18 Abs. 10 UStG 1994 für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, eine Aufbewahrung von 22 Jahren.

Dürfen Belege in Österreich rein digital aufbewahrt werden?

Ja. §132 BAO lässt die Aufbewahrung auf Datenträgern zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist.

Hinweis: Der Beitrag erläutert allgemeine Grundsätze und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Sonderfällen sind der konkrete Sachverhalt und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben maßgeblich.