Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Österreich: sieben Jahre – mit Ausnahmen

Die Frist im Überblick: sieben Jahre

Die Pflicht trifft jeden Unternehmer unabhängig von Rechtsform und Größe – auch Kleinunternehmer. Aufzubewahren sind beide Seiten des Vorgangs: die Abschrift jeder selbst ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Eingangsrechnung. Über die sieben Jahre hinaus sind Unterlagen so lange aufzubewahren, wie sie für anhängige Abgabenverfahren oder für gerichtliche beziehungsweise behördliche Verfahren, in denen dem Unternehmen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Welche Frist wofür?

Fristbeginn: das Kalenderjahresende zählt

Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Sie endet deshalb nie mitten im Jahr:

Eine im Dezember ausgestellte Rechnung ist also praktisch genauso lange aufzubewahren wie eine vom Jänner desselben Jahres. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr zählt das Kalenderjahr, in dem es endet.

Elektronisch aufbewahren: zulässig und üblich

• Datenträger erlaubt: §132 BAO lässt die Aufbewahrung auf Datenträgern ausdrücklich zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist.
• E-Rechnungen: Elektronisch empfangene Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt; Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen über die gesamte Frist gewährleistet bleiben.
• Lesbarkeit: Belege müssen bis zum Fristablauf lesbar und auf Verlangen der Abgabenbehörde vorlegbar sein – auch nach einem Systemwechsel.
• Keine stillen Änderungen: Nachträgliche Korrekturen laufen über nachvollziehbare Folgebelege, nicht über das Überschreiben des Originals.

Welche Merkmale eine ordnungsgemäße Rechnung braucht, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich; eine behördliche Übersicht bietet das Unternehmensserviceportal.

Aufbewahrung mit Invoify

1. Belege bleiben unveränderbarFertiggestellte Rechnungen, Storno- und Gutschriftsbelege werden festgeschrieben und nicht mehr still überschrieben – Korrekturen laufen über nachvollziehbare Folgebelege.
2. PDF-Archiv je BelegZu jedem festgeschriebenen Beleg archiviert Invoify das erzeugte PDF, sodass der Beleg später unverändert abrufbar ist.
3. Eingangsbelege sammelnDie Belegbox nimmt Eingangsrechnungen und Quittungen auf und hält sie geordnet an einem Ort fest.

Häufige Fehler bei der Aufbewahrung

• Die Frist ab Rechnungsdatum statt ab Jahresende rechnen.
• Grundstücksunterlagen nach sieben Jahren entsorgen, obwohl 22 Jahre gelten.
• Belege trotz anhängiger Verfahren löschen.
• E-Rechnungen nur als Ausdruck ablegen und das Original verwerfen.
• Eingangsrechnungen unsortiert in E-Mail-Postfächern belassen, statt sie geordnet abzulegen.
• Beim Softwarewechsel Altbelege nicht exportieren.

Liefer- und Eingangsbelege im Prozess einordnen

Frist und Aufbewahrungsform bleiben hier. Vor der Archivierung müssen Lieferschein und Eingangsrechnung jedoch ihrer echten Belegfunktion zugeordnet und vollständig geprüft werden.

Einen Archivprozess vom Belegeingang bis zur Wiederauffindbarkeit aufbauen

Aufbewahrung beginnt mit der tatsächlich empfangenen oder ausgestellten Originaldatei. Eine E-Rechnung wird in ihrem strukturierten Originalformat erhalten; ein später erzeugter PDF-Ausdruck ersetzt die enthaltenen Daten nicht vollständig. Papierrechnungen werden so digitalisiert und abgelegt, dass Inhalt, Zusammenhang und Lesbarkeit erhalten bleiben.

1. Original übernehmenDatei oder Papierbeleg vollständig erfassen.
2. Vorgang zuordnenAuftrag, Lieferung, Zahlung und Korrekturen verbinden.
3. Metadaten sichernDatum, Belegnummer, Geschäftspartner und Fristbeginn erfassen.
4. Zugriff regelnBerechtigungen und Protokollierung nach Aufgabe vergeben.
5. Wiederherstellung testenStichproben aus verschiedenen Jahren öffnen und exportieren.
6. Fristende prüfenSonderfristen und laufende Verfahren vor Löschung berücksichtigen.

Archiv, Backup und Systemexport getrennt absichern

Ein Backup dient der Wiederherstellung nach einem Ausfall. Ein Archiv hält Dokumente geordnet, auffindbar und gegen unbemerkte Änderung geschützt. Ein einzelnes Backup auf demselben Gerät erfüllt beide Aufgaben nicht zuverlässig. Prüfen Sie getrennte Sicherungskopien, Wiederherstellbarkeit, Zugriffsrechte und die Möglichkeit, Originaldateien unabhängig vom laufenden System zu exportieren.

• Strukturierte Originaldatei und lesbare Darstellung gemeinsam auffindbar halten.
• Regelmäßig Wiederherstellungsproben dokumentieren.
• Änderungen als neue Belege statt Überschreiben des Originals führen.
• Zugriff bei Personalwechsel rechtzeitig übertragen.
• Export vor Anbieter- oder Systemwechsel vollständig testen.
• Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung langfristig sicherstellen.

Vor einem Systemwechsel zählen Sie Dokumente nach Zeitraum und Typ und prüfen eine Stichprobe aus Rechnung, Storno, E-Rechnung und Anhang. Das alte System wird erst abgeschaltet, wenn die exportierten Dateien geöffnet, gesucht und ihrem Vorgang zugeordnet werden können.

Nach sieben Jahren nicht automatisch jeden Vorgang löschen

Die allgemeine Siebenjahresfrist nach § 132 BAO ist nicht die einzige mögliche Dauer. Grundstücksbezogene Unterlagen können nach den im Beitrag beschriebenen Voraussetzungen länger relevant sein; laufende Verfahren, Prüfungen oder andere Ansprüche können ebenfalls eine weitere Aufbewahrung erfordern. Umgekehrt sollte personenbezogene Information nicht ohne Zweck unbegrenzt in Schattenarchiven liegen.

Ein Löschkonzept führt Dokumentklasse, Fristbeginn, Mindestdauer, Sperrgrund und Freigabe zusammen. Vor der Löschung wird geprüft, ob Original, Zahlung, Korrektur und zugehöriger Vorgang gemeinsam abgeschlossen sind. Invoify unterstützt die Belegablage, ersetzt aber kein vollständiges Archiv-, Backup- und Löschkonzept des Unternehmens.

Rechtsgrundlage und Sonderfälle sind in § 132 BAO im RIS nachzulesen. Letzter Quellencheck: 24. Juli 2026.

Archiv jährlich auf Vollständigkeit und Wiederherstellung prüfen

Wählen Sie Stichproben aus verschiedenen Jahren, Dokumenttypen und Formaten. Öffnen Sie Rechnung, strukturierte E-Rechnung, Storno, Anlage und Zahlungsnachweis außerhalb des täglichen Arbeitsablaufs. Prüfen Sie, ob Suche, Berechtigung und Export auch für eine Vertretung funktionieren.

Dokumentieren Sie Datum, Umfang, gefundene Lücken und Maßnahmen. Eine bestandene Prüfung ist kein dauerhafter Zustand: Systemupdates, Personalwechsel und neue Dateiformate können den Zugriff verändern.

Vertretung und Notfallzugang

Mindestens eine weitere berechtigte Person sollte wissen, wie Dokumente gefunden und exportiert werden. Der alleinige Zugang einer ausgeschiedenen Person oder ein verlorener Verschlüsselungsschlüssel darf nicht den Zugriff auf mehrjährige Unternehmensunterlagen blockieren. Notfallzugänge werden geschützt und regelmäßig geprüft.

• Konten ausgeschiedener Personen zeitnah sperren.
• Vertretungszugriff funktionsfähig halten.
• Verschlüsselungsschlüssel und Wiederherstellung getrennt sichern.
• Unnötige lokale Kopien nach sicherer Archivierung entfernen.

E-Mails werden nicht pauschal vollständig archiviert, sondern dann zusammen mit der Rechnung aufbewahrt, wenn sie relevante Angaben zu Auftrag, Zugang, Korrektur oder Freigabe enthalten. Eine E-Mail mit bloßem Versandtext ersetzt die angehängte Originaldatei nicht. Umgekehrt kann eine Ablehnungs- oder Annahmemeldung Teil des Nachweises sein.

Bei mehreren Mandanten und Ländern werden Fristen und Archivklassen getrennt geführt. Eine deutsche Achtjahresregel oder andere ausländische Dauer darf nicht pauschal auf österreichische Unterlagen übertragen werden. Für jeden Dokumenttyp bleibt die maßgebliche österreichische Grundlage und ein Review-Datum dokumentiert.

Ein vollständiges Verfahrensdokument beschreibt Eingang, Prüfung, Freigabe, Ablage, Sicherung, Export und Löschung. Es nennt eingesetzte Systeme und Verantwortliche so konkret, dass eine Vertretung den Ablauf nachvollziehen kann. Änderungen an System oder Prozess werden mit Datum nachgeführt.

Belege aus Shops, Zahlungsanbietern und Portalen werden nicht nur über einen externen Link referenziert. Prüfen Sie, ob Originaldateien und notwendige Nachweise lokal beziehungsweise im eigenen Archiv exportiert sind, bevor ein Konto geschlossen oder eine Aufbewahrungsfunktion des Drittanbieters endet.

Für Papieroriginale wird festgelegt, wann eine Digitalisierung erfolgt, wie Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft werden und ob das Papier nach den anwendbaren Regeln vernichtet werden darf. Eine unleserliche Fotografie oder ein abgeschnittener Rand ist keine belastbare digitale Wiedergabe. Farbige Vermerke, Rückseiten und Anlagen werden mit erfasst.

Für große Archive wird zusätzlich ein Indexexport gesichert. Er enthält stabile Referenzen, Dokumenttyp, Datum und Geschäftspartner, aber keine unnötigen Daten. Bei einer Wiederherstellung wird geprüft, ob Index und Dateien weiterhin eindeutig zusammenpassen und alle Anhänge erreichbar sind.

Die jährliche Stichprobe wird mit Auswahl, Prüfschritten, Ergebnis und Korrekturmaßnahme dokumentiert. Sie umfasst nicht nur aktuelle PDF-Dateien, sondern auch ältere Jahrgänge, strukturierte E-Rechnungen und zugehörige Nachweise. Dadurch wird sichtbar, ob Suchindex, Lesbarkeit, Zugriffsrechte und Wiederherstellung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum funktionieren.