Die besten Rechnungsprogramme in Österreich 2026 im Vergleich

Transparenz und Methodik

Verglichen werden Programme, die für österreichische EPU und kleine Unternehmen realistisch sind – nach Österreich-Tauglichkeit, Belegumfang, Buchhaltungstiefe und Einstiegshürde.

Worauf es bei einem Rechnungsprogramm für Österreich ankommt

• Rechnungsmerkmale nach §11 UStG 1994: fortlaufende Nummer, Steuersätze 20/13/10, UID wo erforderlich – automatisch richtig, nicht per Handarbeit.
• Sonderfälle: Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Umsätze mit den passenden Hinweistexten.
• Belegkette: Angebot, Rechnung, Storno und Gutschrift nachvollziehbar verknüpft statt loser Einzeldokumente.
• Buchhaltungstiefe: Reicht die Rechnungsstellung, oder sollen E/A-Rechnung und UVA gleich mit erledigt werden?
• Einstiegshürde und Preis: Wie schnell steht die erste korrekte Rechnung – und was kostet der Dauerbetrieb?

Die fachlichen Grundlagen dazu liefert der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich.

Sechs Programme im Überblick

Die Programme im Kurzprofil

Invoify ✱ – Belege und Warenwirtschaft aus einem Guss

Invoify deckt die österreichische Rechnungsstellung vollständig ab: Steuerland Österreich mit 20, 13 und 10 Prozent, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge-Fälle mit Pflichthinweisen, dazu Angebote, Lieferscheine, Storno und Gutschrift mit eigenen fortlaufenden Nummernkreisen und E-Rechnungen nach EN 16931. Als Besonderheit ist eine Warenwirtschaft integriert – Artikel, Bestand, Einkauf, Retouren und Inventur. Ehrliche Grenzen: keine FinanzOnline-/UVA-Anbindung und kein österreichisches Mahnwesen-Modul (Stand: Juli 2026). Während des Pre-Launch komplett kostenfrei.

FreeFinance – Buchhaltung mit FinanzOnline-Draht

FreeFinance ist eine in Österreich entwickelte Buchhaltungslösung für EPU und Kleinunternehmen: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Rechnungsstellung und UVA mit FinanzOnline-Anbindung. Wer Buchhaltung und Steuer möglichst weit im selben System erledigen will, ist hier an der richtigen Adresse.

ProSaldo.net – der österreichische Allrounder

ProSaldo.net verbindet Faktura und Buchhaltung nach österreichischen Standards – inklusive UVA-Übermittlung. Ein etablierter heimischer Anbieter für alle, die von der Rechnung bis zur Voranmeldung durchgängig arbeiten wollen.

sevdesk – der große Funktionsumfang

sevdesk bietet seine Cloud-Buchhaltung in einer eigenen Österreich-Version an – mit breitem Funktionsumfang von der Belegerfassung bis zur Auswertung. Die Wurzeln liegen in Deutschland; der Funktionsreichtum ist zugleich Stärke und Einarbeitungsaufwand.

everbill – einfach Rechnungen schreiben

everbill aus Wien setzt bewusst auf Einfachheit: Rechnungen, Angebote und Belege in einem aufgeräumten Dashboard, ohne Buchhaltungslogik in den Vordergrund zu stellen. Für EPU, die schnell und unkompliziert fakturieren wollen.

kalkül – das reduzierte Rechnungstool

kalkül richtet sich an Einzelunternehmer und Freelancer, die genau eines wollen: schnell professionelle Rechnungen nach österreichischen Regeln schreiben. Wer keine Buchhaltung im Tool braucht, bekommt hier den schlanksten Einstieg.

Welches Programm für wen?

• Du willst Rechnungen, Angebote und Lagerbestand in einem Werkzeug: Invoify ✱.
• Du willst Buchhaltung und UVA gleich miterledigen: FreeFinance oder ProSaldo.net.
• Du suchst den größten Funktionsumfang und wächst hinein: sevdesk.
• Du willst es so einfach wie möglich: everbill oder kalkül.

Für Kleinunternehmer ist zusätzlich relevant, wie das Programm die Umsatzgrenze und die Hinweistexte behandelt – die Grundlagen stehen im Ratgeber Kleinunternehmerregelung in Österreich.

Häufige Fehler bei der Programmwahl

• Ein deutsches Programm ohne Österreich-Unterstützung wählen und Steuersätze von Hand korrigieren.
• Buchhaltungsfunktionen bezahlen, die die Steuerberatung ohnehin übernimmt.
• Die Belegkette ignorieren: Storno und Gutschrift müssen sich auf die Ursprungsrechnung beziehen.
• Registrierkassenpflicht für Barumsätze mit der Rechnungsstellung verwechseln.
• Ohne Test mit einer echten eigenen Rechnung entscheiden.
• Beim Wechsel den Export der Altbelege nicht prüfen.

Rechnungssoftware und RKSV-Kasse nicht gleichsetzen

Ein Rechnungsprogramm wird an konkreten Arbeitsabläufen geprüft. Registrierkasse, Fakturierung und Auftragsbestätigung besitzen dabei getrennte Anforderungen und Produktgrenzen.

Behördenstart und wiederkehrende Abrechnung vor der Softwarewahl prüfen

Software folgt dem fachlichen Prozess. Neue Vertiefungen klären den Gewerbestart und wann ein Dauerdokument statt einzelner wiederkehrender Belege überhaupt geeignet ist.

Rechnungsprogramme anhand realer österreichischer Abläufe vergleichen

Ein Programm passt nicht wegen der längsten Funktionsliste, sondern wenn es die häufigsten Vorgänge des Betriebs zuverlässig unterstützt. Definieren Sie vor dem Test drei bis fünf Abläufe: normale Inlandsrechnung, Kleinunternehmerrechnung, Korrektur oder Storno, B2B-Auslandsfall sowie – falls relevant – E-Rechnung an den Bund. Verwenden Sie für jedes Produkt dieselben anonymisierten Testdaten.

Übersetzen Sie Werbebegriffe in konkrete Schritte. „E-Rechnung“ kann Erstellung, Empfang, Validierung oder Netzwerkversand meinen. „Automatisch“ kann einen Entwurf, eine Freigabe oder einen vollständigen Prozess beschreiben. Halten Sie fest, was tatsächlich getestet wurde, was nur laut aktueller Herstellerdokumentation verfügbar ist und welches Zusatzmodul oder Tarifniveau benötigt wird.

Ein Anbieter kann für einfache Honorarnoten sehr passend sein und bei Lager oder Mehrmandanten an Grenzen kommen, ohne dass dies ein negatives Qualitätsurteil ist. Vergleichen Sie sachlich denselben Tarif, denselben Markt und einen datierten Stand.

Abbruchkriterien vor der Punktebewertung

Legen Sie wenige Muss-Kriterien fest, deren Fehlen die Auswahl ausschließt: etwa benötigte österreichische Steuerfälle, vollständiger Datenexport, Korrekturbelege oder ein konkreter Bundesprozess. Erst danach werden Komfort, Auswertungen und Design gewichtet. So überdeckt eine hohe Gesamtpunktzahl keinen kritischen Einzelmangel.

Stammdaten, Nummernkreis und offene Belege kontrolliert migrieren

Die Einführung ist mehr als eine Registrierung. Kunden, UID, Artikel, Einheiten, Preise, Steuersätze, Bankdaten, Nummernkreise und offene Forderungen werden bereinigt. Ein Probelauf mit wenigen Datensätzen zeigt Dubletten, fehlende Felder und ungeeignete Importformate. Historische Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Nummern und werden nicht als neue Belege im aktuellen Nummernkreis festgeschrieben.

• Kontakte und UID-Daten deduplizieren.
• Artikelsteuersätze einschließlich 4,9 Prozent fachlich prüfen.
• Letzte Rechnungsnummer und Startpunkt dokumentieren.
• Offene Rechnungen und Zahlungen gesondert übernehmen.
• E-Rechnungsformate mit Validator und Zielkanal testen.
• Vollständigen Export und Rückfalloption sichern.
• Rollen und Freigaben vor dem Echtstart definieren.

Starten Sie mit einem Pilotkunden und repräsentativen Sonderfällen. Prüfen Sie Beleg, PDF beziehungsweise XML, Zahlung und Korrektur vollständig. Erst wenn Summen, Steuergruppen und Belegkette stimmen, werden weitere Nutzer oder Integrationen aktiviert.

Gesamtkosten, Support und langfristigen Datenzugang bewerten

Zur Grundgebühr kommen Benutzer, Zusatzmodule, Schnittstellen, E-Rechnungsübertragung, Speicher, Zahlungsanbieter, Einrichtung und interne Arbeitszeit. Ein günstiges Programm kann wirtschaftlich passen, wenn es den Kernprozess abdeckt. Ein höherer Tarif kann sinnvoll sein, wenn er häufige manuelle Übergaben reduziert. Rechnen Sie deshalb mit der tatsächlichen Zahl von Nutzern, Belegen, Mandanten, Shops und Ausnahmefällen.

Prüfen Sie den Support mit einer konkreten Frage zu Validierung oder Korrektur. Eine Tarifangabe zur Antwortzeit sagt weniger aus als die Fähigkeit, einen Fehler in einen verständlichen nächsten Schritt zu übersetzen. Dokumentieren Sie Version, Tarif und Testdatum, weil sich Produktangebote ändern.

Invoify wird im Vergleich als eigenes Produkt transparent gekennzeichnet. Es erstellt österreichische Rechnungen, UBL 2.1 und die beschriebenen Beleg- und WaWi-Prozesse. Die Einbringung über USP/e-Rechnung.gv.at oder Peppol erfolgt außerhalb von Invoify; ein österreichisches Mahnwesen ist noch nicht fachlich freigegeben.

Bewertungsmatrix, Abnahme und laufenden Review verbinden

Gewichten Sie Kriterien vor den Produkttests. Muss-Prozesse wie Rechnung, Korrektur, österreichische Steuerfälle und Datenexport erhalten mehr Gewicht als seltene Komfortfunktionen. Dokumentieren Sie „integriert“, „nur mit Zusatzmodul“, „manuell möglich“ und „nicht vorhanden“ getrennt. Ein Workaround darf nicht wie eine native Funktion bewertet werden.

Die Punktzahl bildet die Prioritäten des eigenen Betriebs und ist keine allgemeine Rangliste. Halten Sie Tarif, Version und Testdatum fest. Produktänderungen können die Bewertung verbessern oder verschlechtern, ohne dass der frühere Vergleich unsachlich war.

Pilotziele messen

Definieren Sie vor der Einführung Zielwerte: weniger Doppelpflege, nachvollziehbare offene Forderungen, schnellere Rechnungserstellung oder weniger Bestandsabweichungen. Nach einigen Wochen werden Arbeitszeit, Fehler, Supportfälle und Nutzerfeedback verglichen. Dadurch wird sichtbar, ob die Software den erwarteten Prozessnutzen tatsächlich liefert.

• Operative Nutzer aus Rechnung, Einkauf und Lager einbeziehen.
• Ausnahmefälle und nicht nur Demoabläufe testen.
• Akzeptierte Produktgrenzen schriftlich festhalten.
• Review nach Pilot und nach wesentlichen Updates planen.

Ein Programmwechsel sollte rückgängig gemacht werden können, solange die Abnahme nicht abgeschlossen ist. Sichern Sie daher Export, Eröffnungsdaten und einen klar begrenzten Pilotumfang. Parallele Pflege wird zeitlich begrenzt, damit sie nicht selbst zur dauerhaften Fehlerquelle wird.

Ein weiterer Auswahlblock ist die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung. Testen Sie, welche Belege, strukturierten Originaldateien, Zahlungen und Korrekturbezüge exportiert werden. Eine Summenliste ersetzt nicht automatisch Rechnung, UBL-Datei oder Buchungsnachweis. Lassen Sie einen echten anonymisierten Export in den vorgesehenen Folgeprozess einlesen.

Prüfen Sie außerdem Verfügbarkeit und Verantwortlichkeit: Wer kann bei einem Ausfall Rechnungen finden, wer bearbeitet Validierungsfehler und wie wird der Status einer Shop- oder Bundeseinreichung überwacht? Cloud und lokaler Betrieb verteilen Aufgaben unterschiedlich, sind aber nicht automatisch wartungsfrei. Entscheidend ist die dokumentierte Leistung und die eigene Zuständigkeit.

Sicherheit und Datenschutz werden anhand konkreter Anforderungen bewertet: Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokollierung, Auftragsverarbeitung, Speicherort, Datensicherung und Löschprozess. Eine einzelne Zertifikats- oder Hostingaussage ersetzt nicht die Prüfung des gesamten Einsatzes. Ebenso wird geprüft, welche produktiven Integrationsrechte wirklich benötigt werden und wie sie widerrufen werden können.

Nach der Entscheidung entsteht eine kurze Betriebsdokumentation mit Verantwortlichen für Stammdaten, Steuerupdates, E-Rechnungsvalidierung, Integrationen und Export. Dadurch hängt der Prozess nicht von einer einzelnen Person ab. Bei wesentlichen Produkt- oder Rechtsänderungen wird die Auswahl nicht vollständig wiederholt, aber die betroffene Muss-Anforderung gezielt neu getestet.

Bei einem Personalwechsel werden diese Zuständigkeiten ausdrücklich übergeben. Neue Verantwortliche erhalten Zugriff, Verfahrensbeschreibung und offene Prüfpunkte; nicht mehr benötigte Berechtigungen werden entzogen. Damit bleibt der Rechnungsprozess auch dann handlungsfähig, wenn die Person wechselt, die Einführung oder Auswahl ursprünglich begleitet hat.

Die abschließende Auswahlnotiz nennt Bewertung, Entscheidungsgrund und verbleibende manuelle Schritte. Sie dient nicht als dauerhafte Produktbewertung: Ändern sich Preis, Funktionsumfang, Rechtslage oder eigener Prozess, wird die betroffene Anforderung neu getestet und die Dokumentation mit Datum aktualisiert.