Ist eine Rechnung auf Englisch in Österreich gültig?
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, nicht in welcher Sprache. § 11 UStG 1994 nennt keine verbindliche Rechnungssprache. Eine englische oder zweisprachige Rechnung ist im Inland deshalb grundsätzlich zulässig, solange alle Pflichtangaben vollständig und richtig sind.
Die Amtssprache im Abgabenverfahren ist Deutsch. Nach der Bundesabgabenordnung (BAO) kann die Abgabenbehörde im Prüfungsfall eine Übersetzung der Rechnung ins Deutsche verlangen. Für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen die Angaben außerdem nachvollziehbar bleiben; unklare oder unvollständige Formulierungen können den Abzug gefährden. Die vollständigen Grundlagen zur Rechnungsstellung stehen auf der Seite Rechnung schreiben in Österreich.
In der Praxis ist die zweisprachige Rechnung der sichere Mittelweg: Der Kunde im Ausland versteht den Beleg, und die deutsche Fassung liegt für eine Prüfung schon vor. Die englische Sprache ändert nichts an den inhaltlichen Anforderungen des § 11 UStG 1994.
Wann eine englische Rechnung sinnvoll ist
Eine englische oder zweisprachige Rechnung ist immer dann praktisch, wenn der Empfänger die deutsche Fassung nicht sicher versteht. Typische Anlässe sind:
- Kunden im nicht deutschsprachigen Ausland oder Export außerhalb der EU
- EU-B2B-Geschäfte mit gültiger UID-Nummer und Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge)
- internationale Plattformen und Marktplätze, die englische Belege erwarten
- Firmen mit englischsprachiger Buchhaltung oder internationalem Konzernumfeld
Bei EU-Geschäften zwischen Unternehmen kommt es zusätzlich auf die Umsatzsteuer an. Vor der Ausstellung sollte die UID-Nummer des Kunden geprüft werden; wie das geht, zeigt der Beitrag UID-Nummer prüfen in Österreich. Ob die Steuerschuld übergeht, erklärt Reverse Charge in Österreich. In diesen Fällen ist eine zweisprachige Rechnung besonders verbreitet.
Rechnungsbegriffe Deutsch–Englisch
Wer eine Rechnung ins Englische überträgt, braucht vor allem die richtigen Feldbezeichnungen. Dieses Glossar deckt die gängigen Positionen einer österreichischen Rechnung ab:
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Rechnung | Invoice |
| Rechnungsnummer | Invoice number |
| Rechnungsdatum | Invoice date |
| Leistungszeitraum | Period of supply |
| Menge | Quantity |
| Einzelpreis | Unit price |
| Zwischensumme | Subtotal |
| Nettobetrag | Net amount |
| Umsatzsteuer (USt) | VAT |
| Bruttobetrag / Gesamt | Gross / Total |
| UID-Nummer | VAT ID / VAT number |
| Zahlungsziel | Payment terms / Due date |
| Skonto | Early-payment discount |
Pflichtangaben gelten auch auf Englisch
Die Sprache ändert nichts am Pflichtumfang. Eine englische Rechnung muss dieselben Angaben nach § 11 UStG 1994 enthalten wie eine deutsche. Übersetzt sehen die Muss-Felder so aus:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden (name and address)
- UID-Nummer, soweit erforderlich (VAT ID)
- fortlaufende Rechnungsnummer (invoice number) und Ausstellungsdatum (invoice date)
- Menge und Bezeichnung der Leistung sowie Leistungszeitraum (quantity, description, period of supply)
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt (net amount, VAT rate, VAT amount)
- bei Steuerbefreiung ein klarer Hinweis auf den Grund der Befreiung
Die österreichischen Umsatzsteuersätze bleiben unverändert bei 20 %, 13 % und 10 %. Auf einer englischen Rechnung wird der jeweilige Satz einfach als „VAT 20 %“ ausgewiesen. Die Grundregeln und ab wann eine UID-Nummer nötig ist, fasst die Pillar-Seite Rechnung schreiben in Österreich zusammen.
Steuer-Sonderfälle richtig auf Englisch formulieren
Heikel wird es bei Rechnungen ohne oder mit besonderem Umsatzsteuerausweis. Hier muss der Hinweis eindeutig sein, damit Kunde und Behörde die Steuerbehandlung erkennen. Die folgende Tabelle zeigt die üblichen englischen Formulierungen:
| Sonderfall | Deutscher Hinweis | Englischer Hinweis auf der Rechnung |
|---|---|---|
| Reverse Charge (EU-B2B) | Übergang der Steuerschuld | Reverse charge |
| Kleinunternehmer | Umsatzsteuerbefreit nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 | VAT exempt – small business scheme (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, Austria) |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung | VAT-exempt intra-Community supply |
Beim Reverse Charge weist der Aussteller keine Umsatzsteuer aus, nennt beide UID-Nummern und ergänzt den Hinweis „Reverse charge“. Kleinunternehmen nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 verrechnen ebenfalls keine Umsatzsteuer und setzen den Befreiungshinweis; der Gesetzesparagraf sollte auch auf der englischen Rechnung erkennbar bleiben, damit die Befreiung nachvollziehbar ist. Details zur Umkehr der Steuerschuld stehen im Beitrag Reverse Charge in Österreich.
Englische Rechnung mit Invoify vorbereiten
Rechtlich entscheidend ist nicht die Sprache, sondern die Vollständigkeit der Pflichtangaben. Genau hier setzt Invoify an: Der geführte Editor mit Live-Vorschau und die Pflichtangaben-Prüfung stellen sicher, dass alle Muss-Felder nach § 11 UStG 1994 vorhanden sind, bevor die Rechnung final wird.
- Rechnung vollständig anlegenKontakt, Positionen, Steuersatz und Leistungszeitraum im geführten Editor erfassen, damit alle Angaben nach § 11 UStG 1994 vorhanden sind.
- Steuerfall korrekt wählenRegelbesteuerung, Kleinunternehmerbefreiung, Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung fachlich passend auswählen.
- Pflichtangaben prüfenDie Pflichtangaben-Prüfung zeigt fehlende Muss-Felder an. Diese Basis gilt unabhängig von der Sprache der Rechnung.
- Zweisprachig aufbereitenFür Auslandskunden die Feldbezeichnungen mit dem Glossar oben ins Englische übertragen und Währung (EUR) sowie Steuerhinweise konsistent halten.
- Bei Bedarf als E-RechnungWo eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 verlangt wird, zählt der maschinenlesbare Datensatz. Er ist sprachneutral, entscheidend bleiben die korrekten Pflichtangaben.
Häufige Fragen
Wie nennt man eine Rechnung auf Englisch?
Auf Englisch heißt die Rechnung invoice. Die Rechnungsnummer ist die invoice number, das Rechnungsdatum das invoice date. Eine Vorabrechnung ist die pro forma invoice, eine Gutschrift die credit note.
Ist eine englische Rechnung in Österreich gültig?
Ja. Eine Rechnung darf auf Englisch oder zweisprachig ausgestellt werden; es gelten dieselben Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994. Da die Amtssprache im Abgabenverfahren Deutsch ist, kann die Abgabenbehörde nach der BAO aber eine Übersetzung verlangen.
Wie schreibe ich eine Rechnung auf Englisch?
Übersetze die Pflichtangaben Feld für Feld: invoice number, invoice date, net amount, VAT, total. Bei EU-B2B-Kunden gehören beide VAT-IDs und der Hinweis reverse charge dazu. Eine zweisprachige Vorlage ist im Prüfungsfall am sichersten.
Was heißt UID-Nummer und Reverse Charge auf Englisch?
Die UID-Nummer heißt auf Englisch VAT ID oder VAT number. Reverse Charge (Übergang der Steuerschuld) bleibt reverse charge; auf der Rechnung ist der Zusatzhinweis üblich.