Wie sieht eine österreichische UID-Nummer aus?
Die UID ist eine eigenständige Kennzeichnung für umsatzsteuerliche EU-Sachverhalte. Sie ist nicht mit der Steuernummer, Firmenbuchnummer oder Global Location Number gleichzusetzen. Das Unternehmensserviceportal erläutert Vergabe und Verwendung der UID.
Ein Formatcheck kann Tippfehler wie eine fehlende Ziffer oder ein falsches Länderpräfix erkennen. Er beantwortet aber nicht, ob die Nummer aktuell gültig ist oder tatsächlich zum genannten Geschäftspartner gehört. Genau dafür wird das Bestätigungsverfahren benötigt.
| Prüfung | Beispiel | Aussage |
|---|---|---|
| Format | ATU + 8 Ziffern | nur syntaktischer Aufbau |
| Gültigkeit | Stufe 1 beziehungsweise VIES | Nummer ist für den abgefragten Kontext bestätigt |
| Zuordnung | Stufe 2 | Name und Anschrift passen zur Nummer |
| Steuerfall | fachliche Prüfung des Umsatzes | ob Reverse Charge oder Steuerfreiheit tatsächlich gilt |
UID über FinanzOnline prüfen: der österreichische Standardweg
Nach den aktuellen Hinweisen des USP ist die UID-Nummern-Abfrage von Unternehmen verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Die Antwort wird elektronisch bereitgestellt; ein Ausdruck beziehungsweise eine gespeicherte Bestätigung dient als Beleg und ist nach den Aufbewahrungsvorschriften zu sichern. Die offizielle Anleitung steht im USP zum UID-Bestätigungsverfahren.
- FinanzOnline öffnenMit dem eigenen Unternehmenskonto anmelden und das UID-Bestätigungsverfahren aufrufen.
- Eigene und fremde UID erfassenLänderkennzeichen und Nummer ohne Übertragungsfehler eingeben.
- Passende Stufe wählenFür eine reine Gültigkeitsprüfung Stufe 1, für die Zuordnung von Name und Anschrift Stufe 2 verwenden.
- Ergebnis lesenGültig, ungültig und technisch nicht verfügbar nicht miteinander verwechseln.
- Bestätigung sichernDatum, abgefragte Nummer, Ergebnis und verfügbare Referenz für die Unterlagen speichern.
Stufe 1 oder Stufe 2: Was wird bestätigt?
| Verfahren | Geprüft wird | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Stufe 1 – einfach | Gültigkeit einer von einem anderen EU-Mitgliedstaat vergebenen UID | schnelle formelle Gültigkeitskontrolle |
| Stufe 2 – qualifiziert | Gültigkeit plus Zusammenhang mit angegebenem Namen und angegebener Anschrift | erste Geschäftsbeziehung oder Zweifel an den Stammdaten |
Bei Stufe 2 müssen Firmenwortlaut und Anschrift so angegeben werden, dass sie mit den bei der ausländischen Behörde gespeicherten Daten vergleichbar sind. Abweichungen bei Rechtsform, Schreibweise oder einer veralteten Adresse können zu einem negativen Zuordnungsergebnis führen, obwohl die Nummer syntaktisch richtig aussieht.
- Firmenname einschließlich Rechtsform aus einer verlässlichen Quelle übernehmen.
- Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort vollständig angeben.
- Bei Abweichungen zuerst den Geschäftspartner um den aktuellen Vergabebescheid beziehungsweise amtliche Firmendaten bitten.
- Ein negatives Ergebnis nicht durch willkürliche Varianten „passend testen“, sondern nachvollziehbar klären.
UID-Prüfung über VIES
VIES ist das EU-weite System zur Prüfung, ob ein Unternehmen für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU registriert ist. Die Europäische Kommission beschreibt VIES als Suchmaschine, die zum Abfragezeitpunkt Daten aus den nationalen Umsatzsteuerdatenbanken abruft – nicht als eigene zentrale Datenbank.
VIES ist besonders hilfreich, wenn eine schnelle EU-Abfrage benötigt wird. Für österreichische Unternehmen ersetzt es jedoch nicht die Beachtung des amtlich vorgesehenen FinanzOnline-Verfahrens. Die EU-Information zur VIES-Prüfung empfiehlt außerdem, einen Nachweis der Validierung für eine mögliche Steuerkontrolle aufzubewahren.
Was bedeutet gültig, ungültig oder nicht verfügbar?
| Ergebnis | Bedeutung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Gültig | UID ist für die Abfrage bestätigt | bei Bedarf Name und Anschrift qualifiziert prüfen; Nachweis sichern |
| Ungültig | keine passende aktive EU-Registrierung bestätigt | Nummer und Stammdaten prüfen, Geschäftspartner kontaktieren |
| Nicht verfügbar | System oder nationale Datenbank antwortet technisch nicht | später erneut abfragen und Ausfall dokumentieren |
| Name/Anschrift abweichend | qualifizierte Zuordnung scheitert | aktuelle amtliche Firmendaten anfordern und Ursache klären |
Ein ungültiges VIES-Ergebnis kann nach den EU-Hinweisen mehrere Ursachen haben: Die Nummer existiert nicht, wurde noch nicht für innergemeinschaftliche Umsätze aktiviert oder die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen. Der Geschäftspartner kann die Klärung mit seiner zuständigen Steuerbehörde veranlassen.
UID-Prüfung nachvollziehbar dokumentieren
- abgefragte eigene und fremde UID
- Datum und möglichst Uhrzeit der Abfrage
- verwendetes Verfahren und Prüfstufe
- Ergebnis einschließlich Firmen- und Adressbestätigung
- Abfrage- oder Referenznummer, soweit ausgegeben
- PDF, Ausdruck oder unveränderbare Ablage der Bestätigung
- Klärungsschritte bei negativem oder technischem Ergebnis
Die Prüfung sollte dem betreffenden Kontakt und Geschäftsvorgang zugeordnet werden können. Ein Screenshot ohne sichtbare Nummer, Datum oder Ergebnis ist als Nachweis schwächer als die vollständige FinanzOnline-Bestätigung.
Wann ist die UID auf der Rechnung relevant?
Die Frage, wie eine UID geprüft wird, ist von der Frage zu trennen, wann sie auf einer Rechnung stehen muss. Bei bestimmten grenzüberschreitenden EU-Umsätzen sind die UIDs beider Beteiligten zentral. Bei inländischen Rechnungen über 10.000 Euro brutto nennt das USP zusätzliche Voraussetzungen für die UID des empfangenden Unternehmens. Nicht jede Privatperson, jedes Kleinunternehmen und jeder Beleg benötigt deshalb automatisch eine UID.
Die allgemeinen Pflichtangaben findest du unter Rechnung schreiben in Österreich. Für die Umkehr der Steuerschuld führt der Beitrag Reverse Charge in Österreich durch die zusätzliche steuerliche Prüfung.
Was prüft Invoify bei einer UID?
- Österreichische UID im Format ATU plus acht Ziffern erfassen
- UID am richtigen Kontakt beziehungsweise Unternehmen speichern
- Für UID-pflichtige Steuerfälle auf fehlende Angaben hinweisen
- Keine externe Gültigkeit oder Firmenzuordnung vortäuschen
Vor der Freigabe eines Reverse-Charge- oder EU-Belegs muss die externe Bestätigung daher weiterhin separat durchgeführt und dokumentiert werden. Eine grüne Formatprüfung in einem Formular ist kein Ersatz für das amtliche Prüfergebnis.
Häufige Fragen
Wo kann ich eine UID-Nummer in Österreich prüfen?
Das österreichische UID-Bestätigungsverfahren wird grundsätzlich über FinanzOnline durchgeführt. Für eine EU-weite Abfrage steht außerdem das VIES-System der Europäischen Kommission zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen Stufe 1 und Stufe 2?
Stufe 1 bestätigt nur die Gültigkeit einer UID aus einem anderen Mitgliedstaat. Stufe 2 prüft zusätzlich, ob die angegebenen Firmen- und Adressdaten zu dieser UID passen.
Was bedeutet ein ungültiges VIES-Ergebnis?
Es kann bedeuten, dass die Nummer nicht existiert, noch nicht für innergemeinschaftliche Umsätze aktiviert oder die Registrierung noch nicht abgeschlossen ist. Auch eine vorübergehende Nichtverfügbarkeit muss von einem fachlich negativen Ergebnis unterschieden werden.
Prüft Invoify die UID automatisch bei FinanzOnline oder VIES?
Nein. Invoify prüft aktuell Eingabe und Format, führt aber keine amtliche FinanzOnline- oder VIES-Bestätigung durch. Das Prüfungsergebnis muss extern eingeholt und dokumentiert werden.