Proforma-Rechnung in Österreich: einfach und korrekt erklärt

Was ist eine Proforma-Rechnung?

„Pro forma“ bedeutet „der Form halber“. Die Proforma-Rechnung wird ausgestellt, bevor eine Lieferung oder Leistung endgültig abgerechnet wird. Sie fasst Positionen, Mengen und Preise zusammen und enthält oft eine Zahlungsaufforderung, etwa bei Vorkasse. Rechtlich ist sie jedoch kein Beleg, aus dem sich Steuerpflichten oder ein Vorsteuerabzug ableiten lassen.

Damit unterscheidet sie sich klar von der echten Rechnung nach § 11 UStG 1994. Eine Proforma-Rechnung sollte auf dem Dokument deutlich als solche gekennzeichnet sein, damit sie nicht mit einer steuerwirksamen Rechnung verwechselt wird. Die allgemeinen Rechnungsmerkmale erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich.

Proforma-Rechnung, Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist in § 12 UStG 1994 geregelt und setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Proforma-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Der Empfänger kann aus ihr also keine Vorsteuer geltend machen – unabhängig davon, ob ein Steuerbetrag darauf ausgewiesen ist.

Praktisch heißt das: Eine saubere Proforma-Rechnung trägt die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ und idealerweise den Hinweis, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. So bleibt für beide Seiten klar, dass die steuerliche Abrechnung erst mit der späteren echten Rechnung erfolgt. Die tagesaktuellen Fassungen stehen im Rechtsinformationssystem des Bundes zu § 12 UStG 1994 sowie beim Unternehmensserviceportal zur Rechnung.

Typische Anlässe für eine Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist immer dann sinnvoll, wenn der Empfänger vor der endgültigen Abrechnung eine formhalber erstellte Aufstellung braucht. Häufige Anlässe sind:

• Vorkasse oder Anzahlung: Der Kunde soll vor der Lieferung zahlen und erhält dafür eine Zahlungsaufforderung mit allen Positionen.
• Export und Zoll: Für die Zollabfertigung – vor allem bei Lieferungen ins Drittland – dient die Proforma-Rechnung als Nachweis des Warenwerts.
• Muster- und Ansichtssendungen: Waren ohne echten Verkauf brauchen für den Transport eine Wertangabe, aber keine steuerwirksame Rechnung.
• Angebots- oder Bestätigungscharakter: Der Kunde soll den geplanten Umfang und die Kosten verbindlich vor sich sehen, bevor abgerechnet wird.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften mit Unternehmen im EU-Raum ist zusätzlich zu klären, wer die Umsatzsteuer schuldet. Diese Frage behandelt der Beitrag Reverse Charge in Österreich – sie ist von der Proforma-Rechnung unabhängig, weil die verbindliche steuerliche Einordnung erst mit der echten Rechnung erfolgt.

Proforma-Rechnung, Angebot und echte Rechnung im Vergleich

Drei Dokumente werden im Alltag oft verwechselt: das Angebot als unverbindliche Preisauskunft, die rechnungsähnliche Proforma-Rechnung und die echte Rechnung mit steuerlicher Wirkung. Die folgende Übersicht ordnet sie ein.

Ein Angebot ist also eine reine Preisauskunft, während die Proforma-Rechnung bereits eine Zahlungsaufforderung enthalten kann – ohne steuerliche Wirkung. Erst die echte Rechnung löst die umsatzsteuerlichen Folgen aus und ermöglicht dem Empfänger den Vorsteuerabzug.

Was nach der Proforma-Rechnung folgt

Sobald die Vorkasse eingegangen ist oder die Ware geliefert wurde, folgt die echte Rechnung. Sie trägt eine fortlaufende Nummer, weist die Umsatzsteuer mit den in Österreich gültigen Sätzen von 20, 13 oder 10 Prozent aus und erfüllt die Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994. Erst dieser Beleg begründet den Vorsteuerabzug des Empfängers.

Nutzt das ausstellende Unternehmen die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, weist die spätere echte Rechnung keine Umsatzsteuer, sondern den passenden Befreiungshinweis aus. Die Grundlagen dazu stehen im Ratgeber Kleinunternehmerregelung in Österreich. Eine Proforma-Rechnung ändert an dieser Einordnung nichts – sie bereitet den Vorgang nur vor.

Proforma-Rechnung mit Invoify vorbereiten

Invoify hat keinen eigenen „Proforma-Button“, deckt den typischen Ablauf aber über die Belegkette vom Angebot zur Rechnung ab. So bleibt der vorbereitende Charakter erhalten, ohne vorzeitig eine steuerwirksame Rechnungsnummer zu verbrauchen.

1. Angebot als Ausgangspunkt anlegenFür den vorbereitenden Charakter eignet sich in Invoify das Angebot: Es kann vom Kunden per Link angenommen werden und bleibt bewusst ohne fortlaufende Rechnungsnummer.
2. Positionen und Preise erfassenMenge, Bezeichnung und Preise im geführten Editor eintragen; die Live-Vorschau zeigt den Beleg sofort so, wie ihn der Empfänger erhält.
3. Deutlich kennzeichnenDas Dokument klar als Proforma-Rechnung ausweisen und den Hinweis ergänzen, dass es nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
4. Nach Zahlung zur echten RechnungIst die Vorkasse eingegangen oder die Ware geliefert, entsteht aus dem angenommenen Angebot die echte Rechnung mit fortlaufender Nummer und Umsatzsteuerausweis – als durchgehende Belegkette.
5. Pflichtangaben prüfenDie Pflichtangaben-Prüfung kontrolliert die echte Rechnung auf die Merkmale nach § 11 UStG 1994, bevor sie fertiggestellt wird.

Vorabbeleg und Auftragsbestätigung nicht verwechseln

Die Proforma-Rechnung besitzt keine normale Zahlungsforderung. Eine Auftragsbestätigung erfüllt eine andere Rolle und dokumentiert je nach Ablauf den Auftrags- und Vertragsstand.

Von der Proforma-Unterlage zur endgültigen Rechnung wechseln

Eine Proforma-Rechnung benötigt einen klaren Zweck und einen definierten Folgeprozess. Wird sie zur Vorabinformation, Zahlungsabwicklung oder für eine Sendung erstellt, muss feststehen, wann die tatsächliche Rechnung entsteht. Diese erhält eine eigene Rechnungsnummer, ein eigenes Ausstellungsdatum und die Daten des wirklich ausgeführten Umsatzes.

1. Zweck festhaltenVorabinformation, Zollunterlage oder anderer dokumentierter Anlass.
2. Proforma kennzeichnenKeinen endgültigen Zahlungs- und Vorsteuerbeleg vortäuschen.
3. Änderungen verfolgenMenge, Preis, Empfänger und Lieferdatum aktuell halten.
4. Finale Rechnung erstellenTatsächliche Leistung, Steuerfall und UID neu prüfen.
5. Beide Dokumente ablegenProforma und Rechnung mit dem Auftrag verbinden.

Eine spätere Rechnung entsteht nicht allein dadurch, dass das Wort „Proforma“ aus derselben Datei entfernt wird. Haben sich Menge, Wert oder Leistung geändert, muss die endgültige Rechnung den tatsächlichen Stand abbilden. Eine vorab geleistete Zahlung wird als Zahlung beziehungsweise Vorauszahlung berücksichtigt, beweist aber nicht, dass alle angekündigten Positionen bereits geliefert wurden.

Proforma-Unterlagen für Muster-, Ersatz- und Zollsendungen vorbereiten

Bei unentgeltlichen Mustern, Ersatzteilen oder Garantiesendungen kann eine Proforma-Unterlage Warenbeschreibung, Menge, Wert, Währung, Ursprung, Gewicht und Sendungszweck enthalten. Der angegebene Wert dient dem dokumentierten Zoll- und Versandzweck und ist nicht automatisch ein vom Empfänger geschuldeter Rechnungsbetrag.

• Ware verständlich und nicht nur mit interner SKU beschreiben.
• Menge, realistischen Wert und Währung nennen.
• Grund der unentgeltlichen oder vorläufigen Sendung erklären.
• Ursprung und weitere Zolldaten nach konkreter Vorgabe prüfen.
• Proforma deutlich von einer Handelsrechnung unterscheiden.

Zollbehörde, Transportdienstleister oder Empfänger können zusätzliche Daten und Dokumenttypen verlangen. Diese Anforderungen werden für die konkrete Sendung geprüft. Eine allgemeine Proforma-Vorlage ist keine automatische Zollfreigabe.

Proforma, Angebot und echte Rechnung im Vorgang auseinanderhalten

Verwenden Sie eindeutige Dateinamen und Kennzeichnungen. Die Proforma gehört nicht unkontrolliert in den regulären Rechnungsnummernkreis und darf nicht als endgültiger Umsatzbeleg verbucht werden. Gleichzeitig bleibt sie erhalten, wenn sie für Zahlung, Sendung oder Kommunikation verwendet wurde.

Invoify besitzt keinen eigenen Proforma-Belegtyp. Ein Entwurf kann nur als Arbeitsgrundlage dienen; eine als Proforma benötigte Datei muss klar gekennzeichnet und außerhalb der festgeschriebenen Rechnungslogik behandelt werden.

Eine Zahlung auf Basis der Proforma später richtig zuordnen

Erhält der Aussteller vor der endgültigen Rechnung Geld, wird die Zahlung mit Datum, Betrag und Zweck erfasst. Ob eine Anzahlungsrechnung oder andere umsatzsteuerliche Folge notwendig ist, hängt vom Sachverhalt ab. Die Proforma allein wird nicht durch Zahlung automatisch zur endgültigen Rechnung.

• Zahlung dem richtigen Auftrag zuordnen.
• Vereinnahmungsdatum dokumentieren.
• Steuerliche Behandlung der Vorauszahlung prüfen.
• Endgültige Rechnung mit bereits gezahltem Betrag abstimmen.
• Keinen doppelten offenen Saldo erzeugen.

Wird der Auftrag storniert, dokumentieren Rückzahlung und Kommunikation den neuen Stand. Proforma, Zahlung und Erstattung bleiben verbunden, auch wenn keine endgültige Lieferung stattgefunden hat.