Was ist eine Proforma-Rechnung?
„Pro forma“ bedeutet „der Form halber“. Die Proforma-Rechnung wird ausgestellt, bevor eine Lieferung oder Leistung endgültig abgerechnet wird. Sie fasst Positionen, Mengen und Preise zusammen und enthält oft eine Zahlungsaufforderung, etwa bei Vorkasse. Rechtlich ist sie jedoch kein Beleg, aus dem sich Steuerpflichten oder ein Vorsteuerabzug ableiten lassen.
Damit unterscheidet sie sich klar von der echten Rechnung nach § 11 UStG 1994. Eine Proforma-Rechnung sollte auf dem Dokument deutlich als solche gekennzeichnet sein, damit sie nicht mit einer steuerwirksamen Rechnung verwechselt wird. Die allgemeinen Rechnungsmerkmale erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich.
Proforma-Rechnung, Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug ist in § 12 UStG 1994 geregelt und setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Proforma-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Der Empfänger kann aus ihr also keine Vorsteuer geltend machen – unabhängig davon, ob ein Steuerbetrag darauf ausgewiesen ist.
Praktisch heißt das: Eine saubere Proforma-Rechnung trägt die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ und idealerweise den Hinweis, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. So bleibt für beide Seiten klar, dass die steuerliche Abrechnung erst mit der späteren echten Rechnung erfolgt. Die tagesaktuellen Fassungen stehen im Rechtsinformationssystem des Bundes zu § 12 UStG 1994 sowie beim Unternehmensserviceportal zur Rechnung.
Typische Anlässe für eine Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist immer dann sinnvoll, wenn der Empfänger vor der endgültigen Abrechnung eine formhalber erstellte Aufstellung braucht. Häufige Anlässe sind:
- Vorkasse oder Anzahlung: Der Kunde soll vor der Lieferung zahlen und erhält dafür eine Zahlungsaufforderung mit allen Positionen.
- Export und Zoll: Für die Zollabfertigung – vor allem bei Lieferungen ins Drittland – dient die Proforma-Rechnung als Nachweis des Warenwerts.
- Muster- und Ansichtssendungen: Waren ohne echten Verkauf brauchen für den Transport eine Wertangabe, aber keine steuerwirksame Rechnung.
- Angebots- oder Bestätigungscharakter: Der Kunde soll den geplanten Umfang und die Kosten verbindlich vor sich sehen, bevor abgerechnet wird.
Bei grenzüberschreitenden Geschäften mit Unternehmen im EU-Raum ist zusätzlich zu klären, wer die Umsatzsteuer schuldet. Diese Frage behandelt der Beitrag Reverse Charge in Österreich – sie ist von der Proforma-Rechnung unabhängig, weil die verbindliche steuerliche Einordnung erst mit der echten Rechnung erfolgt.
Proforma-Rechnung, Angebot und echte Rechnung im Vergleich
Drei Dokumente werden im Alltag oft verwechselt: das Angebot als unverbindliche Preisauskunft, die rechnungsähnliche Proforma-Rechnung und die echte Rechnung mit steuerlicher Wirkung. Die folgende Übersicht ordnet sie ein.
| Merkmal | Angebot / Kostenvoranschlag | Proforma-Rechnung | Echte Rechnung |
|---|---|---|---|
| Zweck | unverbindliche Preisauskunft vor Vertragsschluss | vorbereitende Aufstellung, oft mit Zahlungsaufforderung | Abrechnung nach Lieferung oder Leistung |
| Rechnung nach § 11 UStG 1994 | nein | nein | ja |
| Umsatzsteuer mit steuerlicher Wirkung | nein | nein, nur informativ | ja |
| Vorsteuerabzug für den Empfänger | nein | nein | ja, bei ordnungsgemäßer Rechnung (§ 12 UStG 1994) |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | nein | nein, keine „echte“ Nummer verbrauchen | ja |
| Zahlungsaufforderung | in der Regel nein | häufig, etwa bei Vorkasse | ja |
Ein Angebot ist also eine reine Preisauskunft, während die Proforma-Rechnung bereits eine Zahlungsaufforderung enthalten kann – ohne steuerliche Wirkung. Erst die echte Rechnung löst die umsatzsteuerlichen Folgen aus und ermöglicht dem Empfänger den Vorsteuerabzug.
Was nach der Proforma-Rechnung folgt
Sobald die Vorkasse eingegangen ist oder die Ware geliefert wurde, folgt die echte Rechnung. Sie trägt eine fortlaufende Nummer, weist die Umsatzsteuer mit den in Österreich gültigen Sätzen von 20, 13 oder 10 Prozent aus und erfüllt die Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994. Erst dieser Beleg begründet den Vorsteuerabzug des Empfängers.
Nutzt das ausstellende Unternehmen die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, weist die spätere echte Rechnung keine Umsatzsteuer, sondern den passenden Befreiungshinweis aus. Die Grundlagen dazu stehen im Ratgeber Kleinunternehmerregelung in Österreich. Eine Proforma-Rechnung ändert an dieser Einordnung nichts – sie bereitet den Vorgang nur vor.
Proforma-Rechnung mit Invoify vorbereiten
Invoify hat keinen eigenen „Proforma-Button“, deckt den typischen Ablauf aber über die Belegkette vom Angebot zur Rechnung ab. So bleibt der vorbereitende Charakter erhalten, ohne vorzeitig eine steuerwirksame Rechnungsnummer zu verbrauchen.
- Angebot als Ausgangspunkt anlegenFür den vorbereitenden Charakter eignet sich in Invoify das Angebot: Es kann vom Kunden per Link angenommen werden und bleibt bewusst ohne fortlaufende Rechnungsnummer.
- Positionen und Preise erfassenMenge, Bezeichnung und Preise im geführten Editor eintragen; die Live-Vorschau zeigt den Beleg sofort so, wie ihn der Empfänger erhält.
- Deutlich kennzeichnenDas Dokument klar als Proforma-Rechnung ausweisen und den Hinweis ergänzen, dass es nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
- Nach Zahlung zur echten RechnungIst die Vorkasse eingegangen oder die Ware geliefert, entsteht aus dem angenommenen Angebot die echte Rechnung mit fortlaufender Nummer und Umsatzsteuerausweis – als durchgehende Belegkette.
- Pflichtangaben prüfenDie Pflichtangaben-Prüfung kontrolliert die echte Rechnung auf die Merkmale nach § 11 UStG 1994, bevor sie fertiggestellt wird.
Häufige Fragen
Was versteht man unter einer Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist eine vorab „der Form halber“ ausgestellte Aufstellung von Positionen und Preisen. Sie ist keine Rechnung im Sinne des § 11 UStG 1994, sondern ein informatives, vorbereitendes Dokument – etwa für Vorkasse, Mustersendungen oder die Zollabfertigung.
Ist eine Proforma-Rechnung rechtsgültig und muss ich sie bezahlen?
Eine Proforma-Rechnung ist keine steuerliche Rechnung und begründet für sich genommen keine gesetzliche Zahlungspflicht. Ob und wann zu zahlen ist, ergibt sich aus der vertraglichen Vereinbarung – häufig als Vorkasse vor der Lieferung. Die verbindliche Abrechnung erfolgt anschließend mit der echten Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?
Die echte Rechnung wird nach Lieferung oder Leistung ausgestellt, trägt eine fortlaufende Nummer und weist die Umsatzsteuer mit steuerlicher Wirkung aus. Die Proforma-Rechnung ist zwar rechnungsähnlich gestaltet, hat aber keine steuerliche Wirkung und verbraucht keine fortlaufende Rechnungsnummer.
Berechtigt eine Proforma-Rechnung zum Vorsteuerabzug?
Nein. Der Vorsteuerabzug nach § 12 UStG 1994 setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Proforma-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht; sie sollte deutlich gekennzeichnet und mit dem Hinweis versehen sein, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.