Kilometergeld in Österreich 2026: Sätze, Rechner und Dokumentation

Amtliche Kilometergeldsätze in Österreich 2026

Wann amtliches Kilometergeld angesetzt werden kann

Der veröffentlichte Satz ist nicht automatisch für jede Fahrt mit einem privaten Fahrzeug steuerfrei. Im Arbeitnehmerfall verlangt das Bundesministerium für Finanzen insbesondere eine Dienstreise, die Einhaltung des amtlichen Höchstsatzes, eigene Kosten für den Betrieb des Fahrzeugs und einen nachvollziehbaren Nachweis der für das Unternehmen gefahrenen Kilometer. Eine private Fahrt oder der gewöhnliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird nicht allein durch eine betriebliche Notiz zur Dienstreise.

• Die Fahrt ist beruflich veranlasst und Ziel, Datum sowie Zweck sind konkret dokumentiert.
• Verwendet wird ein privates Fahrzeug; die fahrende Person trägt dessen Betriebskosten selbst.
• Der ausgezahlte oder angesetzte Satz überschreitet den amtlichen Höchstsatz nicht.
• Ein Fahrtenbuch oder gleichwertige zeitnahe Unterlagen belegen Strecke und Kilometer.
• Mitfahrer werden nur erfasst, wenn ihre Mitbeförderung dienstlich notwendig war.
• Die laufende Jahressumme wird je Verkehrsmittel gegen die gesetzliche Höchstgrenze geprüft.

Ob eine Fahrt als Dienstreise, Betriebsausgabe oder Werbungskosten zu behandeln ist, hängt von der Rolle und dem konkreten Sachverhalt ab. Die Kilometergeldverordnung liefert den Pauschalsatz; sie ersetzt nicht die Prüfung der beruflichen Veranlassung. Auch eine Erstattung durch den Arbeitgeber, ein zusätzlicher Werbungskostenabzug und eine Weiterverrechnung an Kunden sind drei getrennte Vorgänge.

Kilometergeld-Rechner Österreich

Kilometer, Verkehrsmittel und bei Pkw die Anzahl notwendiger Mitfahrer eintragen. Der Rechner zeigt den Grundbetrag und den möglichen Mitfahrerzuschlag:

30.000 Kilometer oder 3.000 Kilometer

Bei pauschaler Berücksichtigung der Fahrzeugaufwendungen sind für Pkw, Motorrad und Motorfahrrad höchstens 30.000 beruflich gefahrene Kilometer pro Kalenderjahr ansetzbar. Für Fahrräder liegt die Grenze bei 3.000 Kilometern. Oberhalb der Grenze kann nicht einfach derselbe Pauschalsatz weitergerechnet werden; gegebenenfalls sind tatsächliche Kosten und deren Nachweis zu prüfen.

Die Grenze ist keine Freigrenze, bei deren Überschreiten sämtliche bis dahin berechneten Beträge verloren gehen. Sie begrenzt vielmehr die Kilometer, die mit der Pauschale berücksichtigt beziehungsweise steuerfrei erstattet werden können. Bei 31.200 beruflichen Pkw-Kilometern ergibt sich deshalb nicht automatisch 31.200 × 0,50 Euro. Für die Kilometer oberhalb der Höchstgrenze und für einen möglichen tatsächlichen Kostenvergleich ist eine individuelle steuerliche Prüfung erforderlich.

Bei mehreren Fahrzeugen, einem Fahrzeugwechsel oder Fahrten in mehreren Rollen sollte die Berechnung nicht nur als Jahressumme in einer Tabellenzelle geführt werden. Fahrzeug, Zeitraum, Erstattung durch den Arbeitgeber und bereits geltend gemachte Beträge müssen so getrennt bleiben, dass keine Fahrt doppelt angesetzt wird.

Welche Fahrzeugkosten mit der Pauschale abgegolten sind

Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung. Nach der Aufstellung des BMF umfasst es nicht nur Treibstoff, sondern praktisch die laufenden und wertbezogenen Kosten des privaten Fahrzeugs. Genau deshalb dürfen die bereits pauschal abgegoltenen Aufwendungen nicht für dieselben Fahrten ein zweites Mal als einzelne Kostenpositionen angesetzt werden.

Weist eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer nach, dass die tatsächlichen beruflichen Fahrzeugkosten über dem Kilometergeld liegen, kann laut BMF unter den jeweiligen Voraussetzungen die Differenz im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung relevant sein. Dafür genügt keine grobe Schätzung: Die Gesamtkosten, die berufliche Nutzung und bereits erhaltene Erstattungen müssen belastbar abgegrenzt werden.

Welche Angaben ein Fahrtenbuch enthalten sollte

• Datum der beruflichen Fahrt
• Ausgangs- und Zielort
• konkreter beruflicher Zweck
• Kilometerstand am Beginn und Ende oder nachvollziehbare gefahrene Strecke
• verwendetes Fahrzeug
• gegebenenfalls Namen und dienstliche Notwendigkeit mitbeförderter Personen
• laufende Jahressumme zur Kontrolle der Höchstgrenze

Wohnung–Arbeitsstätte, Privatfahrt und betriebliche Reise dürfen nicht unbemerkt vermischt werden. Eine konsistente zeitnahe Dokumentation ist stärker als eine nach Monaten rekonstruierte Kilometerliste.

Ein Nachweis muss nicht zwangsläufig aus einem bestimmten vorgedruckten Buch bestehen. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, zeitnah, widerspruchsfrei und mit anderen Belegen wie Kalender, Auftrag oder Reisekostenabrechnung nachvollziehbar sind. Sammelbuchungen wie „Juli: 1.240 km Kundenfahrten“ lassen weder einzelne Ziele noch den beruflichen Zweck erkennen und sind deshalb deutlich schwächer als ein Fahrtenprotokoll je Reise.

Arbeitnehmer, Selbstständige und Arbeitgeber unterscheiden

Die Tabelle zeigt, warum eine einzige Bezeichnung „Kilometergeld“ in der Buchhaltung nicht genügt. Eine Arbeitnehmerin kann 60 Euro vom Arbeitgeber erhalten; ein selbstständiger Unternehmer kann eine betriebliche Fahrt dokumentieren; ein Handwerksbetrieb kann dem Kunden 60 Euro Anfahrt berechnen. Trotz desselben Zahlenwerts haben diese Vorgänge unterschiedliche rechtliche und umsatzsteuerliche Bedeutungen.

Zahlt der Arbeitgeber weniger als den amtlichen Satz oder gar nichts, nennt das BMF für Arbeitnehmer einen möglichen Differenzansatz als Werbungskosten. Bereits steuerfrei ausbezahlte Beträge sind dabei zu berücksichtigen. Selbstständige sollten dagegen vorab klären, ob das Fahrzeug steuerlich dem Privat- oder Betriebsbereich zuzuordnen ist und ob Kilometergeld oder tatsächliche Fahrzeugkosten die richtige Methode sind.

Kilometergeld an Kunden weiterverrechnen

Das amtliche Kilometergeld regelt pauschale Fahrtkosten im Steuer- und Reisekostenkontext. Wird mit einem Kunden eine Anfahrt oder Fahrtkostenpauschale vereinbart, ist diese Weiterverrechnung grundsätzlich Teil des Entgelts für die eigene Leistung. Sie wird nicht allein durch die Bezeichnung „Kilometergeld“ zu einem steuerfreien Durchlaufposten.

Der mit dem Kunden vereinbarte Kilometerpreis muss außerdem nicht zwingend dem amtlichen Kilometergeld entsprechen. Er kann höher, niedriger oder als feste Anfahrtspauschale kalkuliert sein. Entscheidend sind eine klare Vereinbarung, eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung und die richtige umsatzsteuerliche Behandlung. Das amtliche Kilometergeld begrenzt also nicht automatisch den Verkaufspreis einer Anfahrt.

Bei einem verbundenen Leistungsbündel folgt die Anfahrt häufig der umsatzsteuerlichen Behandlung der Hauptleistung; komplexe Fälle können jedoch anders zu beurteilen sein. Eine scheinbar „steuerfreie“ Fahrtkostenzeile ohne Rechtsgrund ist riskant. Durchlaufende Posten setzen mehr voraus als bloß die Weitergabe eines Betrags: Vereinnahmung und Verausgabung müssen im fremden Namen und für fremde Rechnung erfolgen.

Kilometergeld, Pendlerpauschale und tatsächliche Kosten

Die Pendlerpauschale betrifft den Arbeitsweg unter eigenen Voraussetzungen und ist kein Ersatz für die Dokumentation einzelner Kunden- oder Dienstfahrten. Tatsächliche Kosten können sinnvoll sein, wenn die belastbar ermittelte berufliche Kostenquote über der Pauschale liegt. Der Methodenvergleich muss aber denselben Zeitraum und dieselben Fahrten erfassen; ein Rosinenpicken zwischen einzelnen teuren Fahrten und pauschal abgerechneten günstigen Fahrten führt schnell zur Doppelberücksichtigung.

Typische Fehler beim Kilometergeld

• Den Satz von 0,50 Euro aus dem ersten Halbjahr 2025 weiterhin für Motorrad oder Fahrrad verwenden.
• Wohnung–Arbeitsstätte ohne Prüfung wie eine gewöhnliche Dienstreise behandeln.
• Kilometergeld und einzelne Fahrzeugkosten für dieselben Fahrten doppelt ansetzen.
• Einen Mitfahrerzuschlag ohne dienstliche Notwendigkeit oder ohne Personennachweis berechnen.
• Die 30.000- beziehungsweise 3.000-Kilometer-Grenze im Kalenderjahr nicht fortschreiben.
• Monatskilometer erst lange nachträglich und ohne Ziel oder Reisezweck rekonstruieren.
• Eine Kundenpauschale allein wegen der Bezeichnung „Kilometergeld“ ohne Umsatzsteuer ausweisen.
• Arbeitgebererstattung und Werbungskostenabzug nicht miteinander verrechnen.

Ein belastbarer Ablauf trennt deshalb vier Ebenen: Fahrt belegen, steuerliche Methode bestimmen, Erstattung oder Betriebsausgabe verbuchen und eine eventuelle Weiterverrechnung an den Kunden separat fakturieren. Erst dann lässt sich nachvollziehen, welcher Betrag woher stammt und ob er bereits berücksichtigt wurde.

Fahrtkosten in Invoify abbilden

Invoify kann eine vereinbarte Anfahrt, Kilometerzahl oder Reisekostenpauschale als freie Rechnungsposition erfassen. Das System führt kein Fahrtenbuch und entscheidet nicht, ob amtliches Kilometergeld, tatsächliche Kosten oder eine Kundenpauschale steuerlich richtig sind.

1. Vereinbarung prüfenPreis je Kilometer oder Pauschale bereits im Angebot festhalten.
2. Fahrt dokumentierenDatum, Strecke, Zweck und Kilometer außerhalb der Rechnung nachvollziehbar festhalten.
3. Position erfassenStrecke, Menge, Einheit und Preis transparent auf die Rechnung übernehmen.
4. Steuerfall prüfenWeiterverrechnung umsatzsteuerlich gemeinsam mit der Hauptleistung beurteilen.

Der allgemeine Rechnungsablauf steht auf Rechnung schreiben in Österreich.

Offizielle Quellen und Rechtsstand

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht die aktuellen Sätze und Grenzen. Die Jahresgrenzen stehen in § 5 Kilometergeldverordnung. Letzter Quellencheck: 23. Juli 2026; nächste turnusmäßige Prüfung: Jänner 2027.