Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich: einfach erklärt

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Wer in Österreich Einkünfte aus einer betrieblichen Tätigkeit erzielt, muss den steuerlichen Gewinn ermitteln. Das Gesetz kennt dafür zwei Wege: die doppelte Buchführung mit Bilanz und die deutlich einfachere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die EAR beruht auf § 4 Abs. 3 EStG und stellt nur zwei Größen gegenüber – die tatsächlich zugeflossenen Betriebseinnahmen und die tatsächlich abgeflossenen Betriebsausgaben. Die Differenz ist der Gewinn oder Verlust des Jahres.

Der große Vorteil liegt im geringen Aufwand: Es braucht keine Bilanz, keine Inventur des Betriebsvermögens und keine periodengerechte Abgrenzung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Genau deshalb ist die EAR die typische Gewinnermittlungsart für Einzelunternehmen, kleine Betriebe und Angehörige der freien Berufe. Wichtig ist die saubere Abgrenzung zur Umsatzsteuer: Die EAR betrifft die Gewinnermittlung für die Einkommensteuer und ist nicht mit der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 zu verwechseln, die ausschließlich die Umsatzsteuer regelt. Die Grundlagen dazu stehen im Ratgeber Kleinunternehmerregelung in Österreich.

Wer darf eine EAR führen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf grundsätzlich jede und jeder nutzen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und knüpft an die Umsatzhöhe an: Wird der maßgebliche Schwellenwert – in der Regel 700.000 Euro Umsatz im Geschäftsjahr – nachhaltig überschritten, entsteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Unterhalb dieser Grenze bleibt die EAR zulässig.

Für einige Gruppen gilt die Umsatzgrenze ausdrücklich nicht: Angehörige der freien Berufe dürfen die EAR unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze führen. Typische Anwenderinnen und Anwender der EAR sind:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter der UGB-Buchführungsgrenze
• Angehörige der freien Berufe – unabhängig von der Umsatzhöhe
• Neu gegründete Betriebe, solange die Umsatzgrenze nicht überschritten wird
• Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, sofern keine Buchführungspflicht besteht
• Nebenberuflich Selbstständige mit überschaubarem Betriebsumfang

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Der Kern der EAR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Maßgeblich ist nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung, sondern der Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung. Eine Betriebseinnahme wird also in dem Jahr erfasst, in dem das Geld zufließt; eine Betriebsausgabe in dem Jahr, in dem sie tatsächlich abfließt. Eine im Dezember gestellte, aber erst im Jänner bezahlte Rechnung zählt demnach zum Gewinn des Folgejahres.

Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse aus der betrieblichen Tätigkeit, allen voran bezahlte Kundenrechnungen. Betriebsausgaben sind die betrieblich veranlassten Aufwendungen – etwa Wareneinkauf, Miete, Versicherungen, Fahrzeugkosten oder Honorare. Von diesem einfachen Grundsatz gibt es zwei wichtige Ausnahmen, die man kennen sollte.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, behandelt die vereinnahmte und abgeführte Umsatzsteuer je nach gewählter Methode als durchlaufenden Posten oder als Einnahme beziehungsweise Ausgabe. Kleinunternehmer, die von der Steuerbefreiung Gebrauch machen, rechnen dagegen mit Bruttobeträgen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen.

EAR und doppelte Buchführung im Vergleich

Beide Gewinnermittlungsarten führen über die Jahre zum selben Gesamtergebnis, unterscheiden sich aber im Aufwand und in der zeitlichen Zuordnung. Die folgende Übersicht stellt die wesentlichen Merkmale gegenüber.

Die EAR verzichtet also bewusst auf die periodengerechte Abgrenzung: Forderungen und Verbindlichkeiten wirken sich erst mit der Zahlung aus. Das macht sie einfach, verschiebt aber Erträge und Aufwendungen mitunter über den Jahreswechsel. Die tagesaktuelle Fassung der Rechtsgrundlage steht im Rechtsinformationssystem des Bundes zu § 4 EStG.

Aufzeichnungen und Abgabe ans Finanzamt

Auch die einfache EAR verlangt vollständige und geordnete Aufzeichnungen. Die Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt, dass Einnahmen und Ausgaben laufend, richtig und nachvollziehbar festgehalten werden und dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegt. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren.

Am Jahresende wird der ermittelte Gewinn nicht isoliert abgegeben, sondern über die Beilage E1a in die Einkommensteuererklärung übernommen. Die E1a gliedert die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach vorgegebenen Kennzahlen; das Ergebnis fließt in die Steuerberechnung ein. Eingereicht wird die Erklärung elektronisch über FinanzOnline.

Wie Invoify die EAR unterstützt

Zur Einordnung: Invoify ist ein Rechnungs- und Warenwirtschaftstool, keine Buchhaltungssoftware – und erstellt bewusst keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die EAR selbst übernimmt in der Regel die Steuerberatung oder eine Buchhaltungslösung. Was Invoify beiträgt, ist eine saubere, vollständige und exportierbare Grundlage auf der Einnahmenseite.

1. Ausgangsrechnungen vollständig führenAlle Rechnungen entstehen im geführten Editor mit den Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 und einer lückenlosen, fortlaufenden Nummerierung – die Basis für nachvollziehbare Betriebseinnahmen. Wie eine korrekte Rechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich.
2. Zahlungen und Status festhaltenBezahlt-Status und Zahlungsdatum je Rechnung dokumentieren, damit der Zufluss dem richtigen Zeitpunkt zugeordnet werden kann – genau darauf kommt es beim Zufluss-Abfluss-Prinzip an.
3. Belege sammelnEingangsbelege in der Belegbox ablegen, damit die Ausgabenseite für die spätere EAR ebenfalls vollständig vorliegt.
4. Rechnungsausgangsbuch als CSV exportierenDas Rechnungsausgangsbuch lässt sich als CSV exportieren und an die Steuerberatung oder eine Buchhaltungssoftware übergeben – dort entsteht daraus die eigentliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Eingangsrechnungen vor der Aufzeichnung vollständig prüfen

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besitzt die steuerliche Gewinnermittlung. Der vorgelagerte Eingangsprozess klärt Original, Leistung, Rechnungsmängel, Vorsteuer und Freigabe des einzelnen Lieferantenbelegs.

E-A-Rechnung von UGB-Abgrenzung und Mehr-Weniger-Rechnung trennen

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgt überwiegend dem Zahlungsprinzip. Bilanzierende Unternehmen benötigen stattdessen periodische Abgrenzung und gegebenenfalls eine steuerliche Überleitung des UGB-Ergebnisses.

Einnahmen und Ausgaben laufend statt erst zum Jahresende ordnen

Ein praktikabler EAR-Prozess verbindet jede Zahlung mit einem Beleg und einer betrieblichen Einordnung. Ausgangsrechnung, tatsächlicher Zahlungseingang, Eingangsbeleg, Zahlungsausgang und mögliche Privatanteile werden getrennt erfasst. Offene Rechnungen sind wirtschaftlich wichtig, aber nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip nicht allein wegen ihrer Ausstellung als Zahlung erfasst.

1. Beleg erfassenAussteller, Datum, Leistung, Betrag und Steuerdaten prüfen.
2. Zahlung zuordnenBank, Karte oder Kasse mit dem Beleg verbinden.
3. Kategorie bestimmenBetrieblichen Zweck und steuerliche Behandlung festlegen.
4. Sonderfälle markierenAnlagegut, Vorauszahlung, Privatanteil oder durchlaufenden Posten prüfen.
5. Monatlich abstimmenUngeklärte Zahlungen, Dubletten und fehlende Belege bearbeiten.
6. Jahresabschluss vorbereitenVollständige Aufzeichnungen und Anlagenverzeichnis bereitstellen.

Ein Tabellenexport mit Ausgangsrechnungen ist keine fertige EAR. Er enthält möglicherweise keine Eingangsbelege, Privatanteile, Abschreibungen, Abgrenzungen oder vollständigen Zahlungsdaten. Nutzen Sie Exporte als Datenbasis und führen Sie die steuerliche Gewinnermittlung im dafür vorgesehenen Prozess beziehungsweise mit fachlicher Unterstützung durch.

Bankbewegung, Rechnung und Umsatzsteuer getrennt kontrollieren

Eine Bankbewegung kann mehrere Rechnungen, Gebühren oder eine Teilzahlung enthalten. Umgekehrt kann eine Rechnung in mehreren Raten bezahlt werden. Ordnen Sie Beträge nachvollziehbar zu und führen Sie einen Klärungsstatus für nicht erkennbare Zahlungen. Ein pauschaler Monatsumsatz ohne Belegbezug erschwert spätere Fragen.

Die Umsatzsteuer kann eigenen Regeln und Zeitpunkten folgen. Kleinunternehmerbefreiung, Soll- oder Istbesteuerung und besondere Steuerfälle dürfen nicht aus der EAR-Methode allein abgeleitet werden.

Invoify liefert Ausgangsbelege, Zahlungen, Belegbox und Exporte als Grundlage. Das Produkt erstellt keine fertige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, keine Steuererklärung und kein Anlagenverzeichnis. Diese Grenze bleibt im sichtbaren Inhalt ausdrücklich erhalten.