Wann ist die E-Rechnung an den Bund verpflichtend?
Die Rechnung wird nicht bloß per E-Mail an eine allgemeine Adresse geschickt. Sie läuft über das Verfahren e-Rechnung.gv.at und wird dort zunächst automationsunterstützt formal geprüft. Erst wenn sie diese Prüfung besteht und von der Bundesdienststelle übernommen wird, gilt sie als ordnungsgemäß eingebracht.
Der allgemeine österreichische Überblick zu PDF, XML, ebInterface und Peppol steht auf der Pillar-Seite E-Rechnung in Österreich. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den konkreten Bundesprozess.
Welche Angaben für den Bundesprozess nötig sind
Neben den Rechnungsmerkmalen nach § 11 UStG 1994 benötigt der Bund auftragsspezifische Daten. Die offizielle Plattform hebt vor allem Lieferantennummer und Auftragsreferenz hervor. Diese Angaben ordnen die Rechnung dem richtigen Auftrag, Lieferanten und internen Bearbeitungsweg zu.
- Rechnungssteller mit Anschrift, E-Mail und gegebenenfalls UID
- richtige Bundesdienststelle als Rechnungsempfänger
- eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz
- Netto-, Steuer- und Bruttosummen
- Lieferantennummer aus den Auftragsunterlagen
- Auftragsreferenz der beschaffenden Dienststelle
- Zahlungsdaten beziehungsweise Bankverbindung
ebInterface oder UBL 2.1 verwenden
| Format | Einbringung | Einordnung |
|---|---|---|
| ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 oder 6.1 | Online-Formular als Vorlage, Upload oder Webservice | österreichischer XML-Rechnungsstandard |
| UBL 2.1 | Online-Formular als Vorlage, Upload, Webservice oder Peppol | internationales XML-Format nach EN-16931-Logik |
| nur als geeignete Beilage, nicht als strukturierte Bundesrechnung | kein unterstütztes Rechnungsformat für die eigentliche Einbringung |
Ein XML-Dateiname allein reicht nicht. Die Datei muss das richtige Schema, die Geschäftsregeln des Bundes und alle Pflichtwerte erfüllen. e-Rechnung.gv.at stellt dafür eine Testumgebung bereit; dort eingebrachte Testrechnungen werden nicht weiterbearbeitet und nicht bezahlt.
Online-Formular, Upload, Webservice oder Peppol
| Weg | Geeignet für | Wichtig |
|---|---|---|
| Online-Formular im USP | wenige Rechnungen ohne eigenen XML-Export | Daten werden manuell erfasst |
| XML-Upload im USP | gelegentliche strukturierte Rechnungen aus Software | ebInterface oder UBL vorab erzeugen |
| Webservice | regelmäßige automatisierte Übergabe | eigenes USP-Webservicekonto und Berechtigung |
| Peppol | standardisierter Austausch über Dienstleister | Access Point beziehungsweise Service Provider erforderlich |
Für Online-Formular und Upload ist eine einmalige kostenlose Registrierung im Unternehmensserviceportal sowie das passende Verfahrensrecht notwendig. Wer einen Dritten oder Peppol nutzt, kann den Transport über den jeweiligen Dienstleister abwickeln.
E-Rechnung an den Bund in sieben Schritten
- Auftrag prüfenBundesdienststelle, Lieferantennummer, Auftragsreferenz und eventuelle Zusatzvorgaben aus Bestellung oder Vertrag übernehmen.
- Rechnung erstellenPflichtangaben nach § 11 UStG 1994, Leistungszeitraum, Positionen, Steuerfall und Zahlungsdaten vollständig erfassen.
- Format wählenebInterface oder UBL 2.1 passend zu Software und Übertragungsweg erzeugen.
- Technisch validierenSchema, Geschäftsregeln, Summen und Pflichtfelder vor der Echtübermittlung prüfen.
- Kanal auswählenUSP-Formular, Upload, Webservice oder Peppol verwenden.
- Rückmeldung prüfenFormale Ablehnung nicht als erfolgreiche Einbringung behandeln; Fehler korrigieren und erneut übermitteln.
- Nachweis aufbewahrenRechnung, Übermittlungsstatus und auftragsspezifische Referenzen gemeinsam dokumentieren.
Was Invoify für österreichische Bundesrechnungen abbildet
Invoify erzeugt für geeignete österreichische Rechnungen einen UBL-2.1-Export für den manuellen Upload beziehungsweise die Übergabe an einen externen Webservice. Vor dem Speichern wird das XML technisch validiert; bei fehlenden Pflichtfeldern oder widersprüchlichen Summen bricht der Export ab.
Die Käuferreferenz wird am Kontakt beziehungsweise Rechnungsentwurf hinterlegt und in die UBL-Rechnung übernommen. Der Peppol-Transport selbst, Teilnehmer-IDs und Access-Point-Zertifikate gehören nicht zum aktuellen Invoify-Funktionsumfang. Der exportierte Beleg wird daher anschließend über das USP oder einen angebundenen Dienst eingebracht.
Offizielle Quellen und Rechtsstand
Rechtsgrundlage und Einbringungsprinzip beschreibt e-Rechnung.gv.at – Rechtliche Grundlagen. Formate und Kanäle stehen in der offiziellen Formatübersicht sowie im Leitfaden für Rechnungsstellung und Einbringung. Letzter Quellencheck: 23. Juli 2026. Auftragsvorgaben der konkreten Bundesdienststelle gehen allgemeinen Beispielen vor.
Häufige Fragen
Wer muss eine E-Rechnung an den österreichischen Bund stellen?
Inländische Vertragspartner von Bundesdienststellen müssen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr seit 1. Jänner 2014 grundsätzlich strukturiert elektronisch einbringen. Für ausländische Vertragspartner gilt die Pflicht nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten.
Kann ich eine PDF-Rechnung an den Bund schicken?
Ein gewöhnliches PDF ist kein unterstütztes strukturiertes Rechnungsformat für die Einbringung an den Bund. Verwendet werden ebInterface oder UBL 2.1; Beilagen können je nach Prozess zusätzlich übermittelt werden.
Welche Angaben teilt mir die Bundesdienststelle mit?
Besonders wichtig sind Auftragsreferenz und Lieferantennummer. Fehlen oder widersprechen diese Angaben, müssen sie mit der beschaffenden Dienststelle geklärt werden.
Versendet Invoify die Rechnung direkt über Peppol?
Nein. Invoify erzeugt und validiert für Österreich einen UBL-2.1-Export. Upload, Webservice-Übergabe oder Peppol-Transport erfolgen über das USP, einen angebundenen Dienst oder einen Access-Point-Anbieter.