Ein Wort, zwei Bedeutungen
Dieser Beitrag erklärt zuerst die echte umsatzsteuerliche Gutschrift und grenzt sie dann vom alltäglichen Erstattungsbeleg ab. Für die Berichtigung fehlerhafter Rechnungen gibt es die eigenen Beiträge Rechnungskorrektur in Österreich und Stornorechnung in Österreich.
Die Gutschrift nach §11 UStG 1994
§11 UStG 1994 regelt, unter welchen Voraussetzungen eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift als Rechnung gilt. Der Kunde beziehungsweise Auftraggeber rechnet dabei über die Leistung ab, die er selbst empfangen hat – üblich etwa bei Provisions- und Honorarabrechnungen oder bei Plattformen, die für angeschlossene Dienstleister abrechnen.
Voraussetzungen und Rechnungsmerkmale
- Der leistende Unternehmer muss zum gesonderten Steuerausweis berechtigt sein – gegenüber einem Kleinunternehmer darf die Gutschrift keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Zwischen Aussteller und Empfänger muss Einverständnis bestehen, dass per Gutschrift abgerechnet wird.
- Die Gutschrift muss die Rechnungsmerkmale des §11 UStG 1994 enthalten – einschließlich der Daten des leistenden Unternehmers.
- Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet werden.
Die allgemeinen Rechnungsmerkmale erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich; eine Übersicht bietet auch das Unternehmensserviceportal. Für Abrechnungen mit Kleinunternehmern gilt ergänzend der Ratgeber Kleinunternehmerregelung in Österreich.
Die kaufmännische Gutschrift: Erstattung und Korrektur
Im Geschäftsalltag heißt fast jeder Beleg „Gutschrift“, mit dem ein Betrag erstattet oder eine Rechnung ganz oder teilweise zurückgenommen wird – etwa nach einer Retoure oder einem nachträglichen Preisnachlass. Umsatzsteuerlich ist das keine Gutschrift im Sinne des §11, sondern eine Entgeltminderung oder ein Storno: Steuer und Vorsteuer werden nach §16 UStG 1994 für den Veranlagungszeitraum berichtigt, in dem die Änderung eingetreten ist.
Rechnung, Gutschrift und Erstattungsbeleg im Vergleich
| Merkmal | Rechnung | Umsatzsteuerliche Gutschrift | Kaufmännische Gutschrift |
|---|---|---|---|
| Wer stellt aus? | Leistender | Leistungsempfänger | Leistender |
| Zweck | Abrechnung der Leistung | Abrechnung der Leistung | Erstattung oder Korrektur zu einer Rechnung |
| Voraussetzung | Leistung erbracht | Einverständnis und Zuleitung | Bezug auf eine konkrete Rechnung |
| Vorzeichen | Positiv | Positiv | Negativ bzw. mindert die Ursprungsrechnung |
| Steuerliche Einordnung | §11 UStG 1994 | §11 UStG 1994 (gilt als Rechnung) | Entgeltminderung/Storno, §16 UStG 1994 |
Gutschriften in Invoify
- Gutschrift aus einer Rechnung erzeugenAus einer versendeten Rechnung erstellt Invoify per Klick einen Gutschriftsbeleg als bearbeitbaren Entwurf – mit eigenem Nummernkreis und dem Bezug zur Ursprungsrechnung. Das funktioniert auch mit Steuerland Österreich und den Sätzen 20, 13 und 10 Prozent.
- Teilgutschrift zuschneidenVor dem Fertigstellen lassen sich Positionen und Mengen anpassen. Mehrere Teilgutschriften zu einer Rechnung sind möglich; ihre Summe bleibt auf den Rechnungsbetrag gedeckelt.
- Aus der Retoure herausIm Retouren-Workflow kann je Position eine Gutschrift als finanzielle Entscheidung gewählt werden.
- Fertigstellen und versendenDie Gutschrift wird wie eine Rechnung festgeschrieben, als PDF archiviert und per E-Mail versendet.
Häufige Fehler rund um Gutschriften
- Umsatzsteuerliche und kaufmännische Gutschrift in einem Dokument vermischen.
- Eine Abrechnungs-Gutschrift ohne Einverständnis des Leistenden ausstellen.
- Die Gutschrift dem leistenden Unternehmer nicht zuleiten.
- Gegenüber einem Kleinunternehmer eine Gutschrift mit Umsatzsteuerausweis erstellen.
- Einen Erstattungsbeleg ohne Bezug auf Nummer und Datum der Ursprungsrechnung ausstellen.
- Einen Widerspruch gegen den Steuerbetrag ignorieren und die Vorsteuer unverändert stehen lassen.
Häufige Fragen
Was ist eine Gutschrift im österreichischen Umsatzsteuerrecht?
Eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger für die empfangene Leistung ausstellt. Unter den Voraussetzungen des §11 UStG 1994 – unter anderem Einverständnis und Zuleitung an den Leistenden – gilt sie als Rechnung.
Ist eine Gutschrift dasselbe wie eine Stornorechnung?
Nein. Der Erstattungs- oder Korrekturbeleg aus dem Alltag ist eine kaufmännische Gutschrift; umsatzsteuerlich handelt es sich um eine Entgeltminderung oder ein Storno mit Berichtigung nach §16 UStG 1994. Die echte Gutschrift ist eine Abrechnungsform.
Was passiert, wenn der Empfänger der Gutschrift widerspricht?
Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, soweit der Empfänger dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht. Aussteller und Empfänger sollten Unstimmigkeiten deshalb sofort klären.
Wie erstelle ich eine Gutschrift in Invoify?
Invoify erzeugt aus einer versendeten Rechnung per Klick einen Gutschriftsbeleg als bearbeitbaren Entwurf – für volle oder teilweise Erstattungen, mit eigenem Nummernkreis und Deckelung auf den Rechnungsbetrag. Das ist die kaufmännische Gutschrift; ein Self-Billing-Workflow für empfangene Leistungen ist derzeit nicht enthalten.